utworzone przez Doradca Sprzedawcy | gru 20, 2018 | Inne Regulaminy, Klauzule Niedozwolone, Profesjonalny Regulamin Sklepu Internetowego od prawników Prokonsumencki.pl, Regulamin Sklepu Internetowego |
Uszkodzenie przesyłki-Dobrze napisany regulamin sklepu internetowego jest ważny dla każdego sprzedawcy internetowego. Jednak, mimo że najczęściej postrzega się ten dokument w kontekście relacji z konsumentami, regulamin może być również przydatny przy sprzedaży podmiotom niebędącym konsumentami. Poniżej opisujemy jedną z sytuacji, w których odpowiednie postanowienia z rozdziału przygotowanego przez nas regulaminu – „Postanowienia dotyczące przedsiębiorców” – pomogło naszemu klientowi odpowiednio ustosunkować się do reklamacji kupującego.
Uszkodzenie przesyłki w transporcie – reklamacja przedsiębiorcy
Kupujący będący przedsiębiorcą kupił w sklepie internetowym towar w celu związanym ze swoją działalnością gospodarczą. Przy zakupie poprosił o wystawienie faktury VAT na swoją firmę i wybrał przesyłkę kurierską jako sposób dostawy. Przesyłka dostała do kupującego w umówionym czasie, jednak pomimo, że była prawidłowo zapakowana, uległa uszkodzeniu w transporcie. Kupujący nie miał czasu na zbadanie przesyłki przy kurierze odebrał ją zatem bez zastrzeżeń. Dopiero po kilku dniach otworzył przesyłkę i zorientował się, że zakupiony towar uległ uszkodzeniu w transporcie, co było widoczne już po stanie samego opakowania.
Kupujący zwrócił się do sprzedawcy z reklamacją dotyczącą uszkodzenia i zażądał wymiany uszkodzonego produktu na nowy. Sprzedawca, podchodzi do wszystkich reklamacji w sposób prokliencki, i stara się zawsze rozpatrzyć je pozytywnie. W tym przypadku jednak postępowanie kupującego naraziłoby sprzedawcę na duże straty. Wszystko z powodu przepisów prawa przewozowego, regulującego odpowiedzialność przewoźnika za przesyłki. Zgodnie art. 7 tej ustawy:
„Przyjęcie przesyłki przez uprawnionego [tutaj: kupującego] bez zastrzeżeń powoduje wygaśnięcie roszczeń z tytułu ubytku lub uszkodzenia, chyba że:
1) szkodę stwierdzono protokolarnie przed przyjęciem przesyłki przez uprawnionego;
2) zaniechano takiego stwierdzenia z winy przewoźnika;
3) ubytek lub uszkodzenie wynikło z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika;
4) szkodę niedającą się z zewnątrz zauważyć uprawniony stwierdził po przyjęciu przesyłki i w terminie 7 dni zażądał ustalenia jej stanu oraz udowodnił, że szkoda powstała w czasie między przyjęciem przesyłki do przewozu a jej wydaniem.”
W tym przypadku minęło już 7 dni od odebrania przesyłki, w związku z czym dochodzenie przez sprzedawcę odszkodowania od przewoźnika za uszkodzenie przesyłki byłoby niemożliwe. Nawet w przypadku braku upływu 7 dni od odebrania przesyłki, byłoby bardzo trudno uzyskać odszkodowanie, ze względu na fakt, że powyższy przepis wymaga w takim przypadku udowodnia, że szkoda powstała w transporcie, a nie np. po odebraniu przesyłki przez kupującego.
Rozwiązanie wskazane w naszym regulaminie
Sprzedawca nie mógł sobie pozwolić na tak duże straty wynikające z zaniedbania kupującego. Powołał się zatem na postanowienie pkt. 9.5 przygotowanego przez nas regulaminu jego sklepu internetowego, który to regulamin kupujący zaakceptował przy zakupie:
„W razie przesłania Produktu do Klienta za pośrednictwem przewoźnika Klient nie będący konsumentem obowiązany jest zbadać przesyłkę w czasie i w sposób przyjęty przy przesyłkach tego rodzaju. Jeżeli stwierdzi, że w czasie przewozu nastąpił ubytek lub uszkodzenie Przesyłki, obowiązany jest dokonać wszelkich czynności niezbędnych do ustalenia odpowiedzialności przewoźnika.”
Ponieważ, w przypadku gdy kupujący nie jest konsumentem, sprzedawca zgodnie z art. 548 kodeksu cywilnego nie odpowiada za szkodę w transporcie, sprzedawca odmawiając uznania reklamacji klienta, mógł wskazać na konkretne postanowienie swojego regulaminu, wspierające jego argumentację. Akceptacja regulaminu przez klienta przy składaniu zamówienia sprawia, że staje się on podstawą umowy sprzedaży i jego postanowienia obowiązują obie strony.
Podsumowanie
W przypadku konsumentów, regulamin pełni przede wszystkim funkcję wypełnienia obowiązków informacyjnych, a jego treść jest ograniczona katalogiem klauzul niedozwolonych. W relacjach B2B w regulaminie można dodatkowo zawrzeć szereg postanowień bardzo korzystnych dla sprzedawcy, których nie można by było stosować w stosunku do konsumentów. Jak pokazuje opisana w tym artykule sytuacja, mogą one mieć realne praktyczne znaczenie. Jeżeli mają Państwo zamieszony na stronie sklepu regulamin przygotowany przez naszych prawników, zachęcamy do szczegółowego zapoznania się z jego punktem 9 i do stosowania tych postanowień w relacjach w klientami niebędącymi konsumentami.
utworzone przez Doradca Sprzedawcy | gru 20, 2018 | Inne Regulaminy, Klauzule Niedozwolone, Profesjonalny Regulamin Sklepu Internetowego od prawników Prokonsumencki.pl, Regulamin Sklepu Internetowego |
Prawo odstąpienia od umowy- nie ulega wątpliwości, że rzetelnie i profesjonalnie przygotowany regulamin sklepu internetowego jest niezwykle istotny zarówno dla sprzedawcy jak i klienta. Najczęściej można zauważyć, że w opracowaniach czy pytaniach pojawiają się różnego rodzaju kwestie, problemy i rozważania odnoszące się do relacji między sprzedawcą, a konsumentem ( B2C). Nie należy jednak zapominać o przydatności regulaminu w kontekście relacji z klientami mającymi status przedsiębiorców, względem których, w prawnie wyznaczonych granicach, można odpowiedzialność sprzedawcy ograniczyć bądź nawet wyłączyć.
Ostatnio otrzymaliśmy od naszego klienta – sprzedawcy prowadzącego sklep internetowy następujące pytanie: „Czy mogę w jakiś sposób odmówić realizacji zamówienia mojego klienta, będącego przedsiębiorcą ? Niestety ze względów logistycznych i pomyłki w magazynie nie jestem w stanie zrealizować zamówienia.„
Poniżej wskażemy konkretne rozwiązanie, punkt naszego regulaminu, który pomógł rozwiązać problem naszego klienta. Zapraszamy do dalszej części artykułu.
W opisywanej sytuacji, kupujący będący przedsiębiorcą zakupił w sklepie internetowym towar w celu związanym ze swoją działalnością gospodarczą. Przy zakupie poprosił o wystawienie faktury VAT na swoją firmę. Po otrzymaniu zamówienia klienta, sprzedawca uznał, że ze względu na brak towaru, pomyłkę w magazynie i wskazywanym na stronie stanie produktów, który nie był zgodny z rzeczywistością – nie będzie w stanie zrealizować zamówienia klienta. Sprzedawca chciałby zwrócić klientowi pieniądze i uznać zawartą umowę za niebyłą.
Niestety, aby umowa przestała strony wiązać, nie można „anulować” zamówienia, a należy od umowy odstąpić. W przypadku sprzedawców taką możliwość przewiduje art. 395 Kodeksu Cywilnego, czyli regulacja dotycząca umownego prawa odstąpienia od umowy.
Art. 395 k.c
- 1.Można zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w ciągu oznaczonego terminu prawo odstąpienia od umowy. Prawo to wykonywa się przez oświadczenie złożone drugiej stronie.
- 2.W razie wykonania prawa odstąpienia umowa uważana jest za nie zawartą. To, co strony już świadczyły, ulega zwrotowi w stanie niezmienionym, chyba że zmiana była konieczna w granicach zwykłego zarządu. Za świadczone usługi oraz za korzystanie z rzeczy należy się drugiej stronie odpowiednie wynagrodzenie.
Co należy podkreślić – prawo odstąpienia od umowy przysługujące sprzedawcy w relacji z innym przedsiębiorcą nie będzie przysługiwało w każdym przypadku automatycznie. Taka możliwość musi zostać jednoznacznie zastrzeżona w umowie zawartej między stronami, w przypadku umów sprzedaży zawieranych za pośrednictwem sklepu internetowego – w regulaminie sklepu. I tutaj z pomocą przychodzi regulamin sklepu internetowego stworzony przez naszych prawników.
Rozwiązanie wskazane w naszym regulaminie
Sprzedawca w tak przedstawionej sytuacji faktycznej i niemożliwości zrealizowania zamówienia może zastosować umowne prawo odstąpienia od umowy zawartej z przedsiębiorcą w ciągu 14 dni od zawarcia umowy sprzedaży.
Nasz klient powołał się zatem na postanowienie pkt. 9.2 zamieszczonego w rozdziale „Postanowienia dotyczące przedsiębiorców” przygotowanego przez nas regulaminu jego sklepu internetowego, który to regulamin kupujący – przedsiębiorca zaakceptował przy zakupie:
„Sprzedawcy przysługuje prawo odstąpienia od Umowy Sprzedaży zawartej z Klientem niebędącym konsumentem w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej zawarcia. Odstąpienie od Umowy Sprzedaży w tym wypadku może nastąpić bez podania przyczyny i nie rodzi po stronie Klienta niebędącego konsumentem żadnych roszczeń w stosunku do Sprzedawcy.”
Ponieważ, w przypadku gdy kupujący nie jest konsumentem, sprzedawca zgodnie z art. 395 k.c, powołując się na konkretny zapis naszego regulaminu, może zgodnie z prawem odstąpić od umowy. Sprzedawca może wykonać swoje prawo poprzez przesłanie oświadczenia o odstąpieniu od umowy klientowi będącemu przedsiębiorcą w terminie 14 dni, a umowę uważa się w takiej sytuacji za niezawartą. Strony zobowiązane są zwrócić sobie wszystkie świadczenia, jakie uzyskały w wyniku zawarcia tej umowy. W tej sytuacji, sprzedawca zwrócił klientowi wszystkie koszty jakie od niego tytułem złożonego zamówienia.
Co także warto podkreślić, powołując się na powyższy zapis regulaminu sklepu, sprzedawca nie jest zobowiązany do podawania przyczyny odstąpienia. Chociaż w praktyce, w tej sytuacji konkretna przyczyna wystąpiła tj. brak towaru w magazynie, klientowi nie trzeba żadnej przyczyny podawać ani też formułować uzasadnienia.
Podsumowanie
W przypadku konsumentów, regulamin pozwala wykazać spełnienie wielu ciążących na sprzedawcy obowiązków informacyjnych, z kolei w relacjach B2B konkretne punkty regulaminu mogą przybrać realny, przydatny charakter w rozwiązywaniu różnego rodzaju sytuacji.
Jak pokazuje opisany w tym artykule stan faktyczny, konkretne punkty regulaminu mogą być niezwykle przydatne i np. umożliwić odstąpienie od umowy sprzedawcy w ciągu 14 dni.
Warto zaznaczyć, że wskazany zapis odnośnie umownego prawa odstąpienia od umowy nie znajdzie zastosowania z mocy prawa, bez stosownego punktu w regulaminie sklepu.
Jeżeli mają Państwo zamieszony na stronie sklepu regulamin przygotowany przez naszych prawników, zachęcamy do szczegółowego zapoznania się z całym rozdziałem 9 i stosowania konkretnych postanowień tego rozdziału w relacjach z przedsiębiorcami. Jeżeli jednak nie posiadają Państwo regulaminu stworzonego przez naszych prawników – zachęcamy do skorzystania z naszych usług w tym zakresie, tym bardziej mając na uwadze realne korzyści z regulacji odnoszących się do przedsiębiorców jakie wskazujemy w regulaminie naszych klientów.
utworzone przez Doradca Sprzedawcy | gru 20, 2018 | Inne Regulaminy, Klauzule Niedozwolone, Profesjonalny Regulamin Sklepu Internetowego od prawników Prokonsumencki.pl, Regulamin Sklepu Internetowego |
W regulaminie sklepu internetowego wiele postanowień wynika wprost z przepisów obowiązującego prawa – i na to mamy niewielki wpływ. Sprzedawcy często chętnie uregulowaliby niektóre kwestie inaczej, tak aby lepiej zabezpieczyć własne interesy, jednak ta część zapisów, która dotyczy konsumentów, rzadko pozwala na wprowadzanie korzystnych zmian i ograniczeń.
O wiele większą swobodę daje natomiast regulacja warunków sprzedaży na rzecz przedsiębiorców. Prawo jest w tej kwestii dużo mniej rygorystyczne i pozostawia nam różne „furtki”, z których – przy odpowiednim rozeznaniu w przepisach – można skorzystać, by zabezpieczyć interesy sprzedawcy. Jedną z takich „furtek”, których używamy w naszych regulaminach, jest możliwość wyłączenia odpowiedzialności sprzedawcy z tytułu rękojmi.
Prawnicy Prokonsumencki.pl dbają o zabezpieczenie Twoich interesów jako Sprzedawcy internetowego.
Rękojmia w relacjach B2B
Rękojmia to podstawowa zasada odpowiedzialności sprzedawcy za jego produkt, która pozwala klientom na składanie reklamacji w przypadku dostrzeżenia wady zakupionego towaru. Co do zasady odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi za wady rzeczy sprzedanej trwa przez 2 lata od momentu wydania produktu klientowi. Stwierdzenie przez klienta wady w tym czasie uprawnia go do żądania naprawy, wymiany, obniżenia ceny czy nawet zwrotu pieniędzy.
O ile w stosunku do klientów będących konsumentami, a zatem osób fizycznych, przepisy nie umożliwiają odrębnego ustalenia zasad reklamacji i odpowiedzialności sprzedawcy, to inaczej wygląda sprawa, kiedy naszymi klientami są także przedsiębiorcy.
„Strony mogą odpowiedzialność z tytułu rękojmi rozszerzyć, ograniczyć lub wyłączyć. Jeżeli kupującym jest konsument, ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności z tytułu rękojmi jest dopuszczalne tylko w przypadkach określonych w przepisach szczególnych.”
– art. 558 §1 Kodeksu cywilnego
Zgodnie z powyższym przepisem nic nie stoi na przeszkodzie, aby sprzedawca ograniczył lub nawet całkowicie wyłączył swoją odpowiedzialność z tytułu rękojmi wobec jego klientów, którzy nie są konsumentami. Oczywiście, aby tego typu wyłączenie odpowiedzialności mogło zostać uznane za skuteczne, taka informacja powinna zostać zawarta w regulaminie sklepu internetowego, który klient akceptuje przed składaniem zamówienia. W przygotowywanych przez naszych prawników regulaminach zawsze znajduje się miejsce na osobny rozdział poświęcony postanowieniom dotyczącym przedsiębiorców. Pozwala to w sposób jasny i czytelny zawrzeć w jednym miejscu wszystkie te dodatkowe zapisy i regulacje, które dotyczą tylko niekonsumentów i służą wprowadzeniu jak najbardziej korzystnych warunków dla sprzedawcy, przy poszanowaniu obowiązujących przepisów.
Mniejsza odpowiedzialność sprzedawcy
Wyłączenie rękojmi w relacjach między przedsiębiorcami to przede wszystkim minimalizacja ryzyka reklamacji towarów, a tym samym zaoszczędzenie czasu oraz pieniędzy sprzedawcy. Oczywiście, nie oznacza to, że sprzedawca całkowicie pozbawia swoich klientów niebędących konsumentami możliwości dochodzenia swoich praw, jeżeli nieprawidłowo zrealizował zamówienie.
Klienci-przedsiębiorcy mogą bowiem nadal żądać na zasadach ogólnych naprawienia poniesionej przez nich szkody, o ile tylko wykażą tę szkodę oraz że jej bezpośrednim skutkiem jest niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy sprzedaży przez sprzedawcę.
Dla sprzedawcy oznacza to, że trudniej będzie pociągnąć go do odpowiedzialności. W przypadku reklamacji z tytułu rękojmi odpowiada on za wady rzeczy niezależnie od jego wiedzy oraz tego, czy jest on tylko sprzedawcą, czy jednocześnie jej producentem lub dystrybutorem. Utrudnia mu to praktyczną obronę przed roszczeniami klientów. Wyłączenie rękojmi natomiast sprawia, że ciężar dowodu przesuwa się zdecydowanie silniej w kierunku klienta niebędącego konsumentem, a to pozwala na sprzedawcy na uniknięcie wielu kosztów oraz problemów związanych z rozpatrywaniem reklamacji.
Możliwość wyłączenia rękojmi w relacjach B2B jest szczególnie korzystna dla sprzedawcy, który prowadzi niewielki sklep internetowy – najczęściej będzie to osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Jeżeli przytrafi mu się klient będący przedsiębiorcą, który okaże się dużym, profesjonalnym podmiotem, dysponującym odpowiednimi środkami i zapleczem prawnym, by dochodzić swoich racji, to dla takiego sprzedawcy może to oznaczać masę problemów oraz niezdolność do bronienia się przed roszczeniami. Wyłączenie rękojmi stawia w tym momencie sprzedawcę w dużo korzystniejszej pozycji – zakres jego odpowiedzialności staje się znacznie mniejszy, a profesjonalne podmioty zmusza to do wykazania poniesionej szkody oraz związku przyczynowo-skutkowego między jej poniesieniem a niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy przez sprzedawcę.
Każdemu sprzedawcy powinno zależeć na tym, aby z jednej strony mieć regulamin sklepu, który pozostaje w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a z drugiej – maksymalnie zabezpiecza jego interesy oraz ogranicza odpowiedzialność. W naszym serwisie przygotowujemy regulaminy, których rolą jest właśnie sprostać takiemu oczekiwaniu – wykorzystujemy możliwości, jakie przepisy dają sprzedawcy, by uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami.
Jednym z najważniejszych postanowień, jakie zawsze stosujemy w naszych regulaminach, jest właśnie wyłączenie rękojmi wobec klientów niebędących konsumentami. Jeżeli sklep internetowy operuje w modelu B2B, prowadząc sprzedaż wyłącznie dla przedsiębiorców – pozbawia to ryzyka reklamacji. Odpowiedzialność sprzedawcy staje się dużo mniejsza, a dodatkowo to klient-przedsiębiorca musi dowieść swojej racji, co upraszcza obronę przed roszczeniami.
utworzone przez Doradca Sprzedawcy | paź 1, 2018 | Obowiązki Informacyjne Sprzedawcy, Profesjonalny Regulamin Sklepu Internetowego od prawników Prokonsumencki.pl, RODO, RODO sklep internetowy |
Wymogi dotyczące przetwarzania danych osobowych, które ustanowiło Rozporządzenie RODO, dotyczą nie tylko działalności w internecie. Jeżeli decydujesz o celach i sposobach przetwarzania zebranych w Twoim sklepie stacjonarnym danych osobowych klientów, na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych jesteś wówczas administratorem danych. Zatem również w sytuacji, gdy prowadzisz sklep stacjonarny, nie unikniesz konieczności uregulowania kwestii związanych z danymi osobowymi klientów i wprowadzenia standardów postępowania z danymi, jakich wymagają nowe przepisy unijne.
W tym artykule wskazujemy kilka podstawowych kwestii, na które warto zwrócić na RODO w sklepie stacjonarnym.
Sprawdź w jakich sytuacjach RODO w sklepie stacjonarnym ma zastosowanie
Od odpowiedzi na pytanie, a jakich sytuacjach są przetwarzane dane klientów Twojego sklepu stacjonarnego zależy, jakie środki trzeba będzie podjąć, aby przetwarzanie tych danych było zgodne z prawem i jakie obowiązki informacyjne będą wiązały się z tym przetwarzaniem. Najczęstsze sytuacje, w których może dojść do przetwarzania przez Ciebie danych klientów są następujące:
- klient korzysta z postępowania reklamacyjnego i w jego ramach podaje swoje dane osobowe;
- klient chce otrzymać rachunek lub fakturę i w tym celu podaje swoje dane osobowe;
- klient lub sprzedawca kieruje do drugiej strony roszczenia wynikające z umowy sprzedaży inne niż w ramach postępowania reklamacyjnego (np. w związku z brakiem zapłaty ceny za towar) i w tym zakresie przetwarzane są dane osobowe klienta;
- stosujesz monitoring sklepu stacjonarnego – w tym zakresie mogą być przetwarzane wizerunek oraz cechy szczególne wyglądu lub ubioru.
Zawsze miej podstawę prawną do przetwarzania danych klientów
Każdy cel przetwarzania przez Ciebie danych osobowych klientów musi mieć określoną podstawę prawną. Przed rozpoczęciem używania danych osobowych do konkretnych celów, upewnij się, że jesteś w stanie wykazać w razie ewentualnej kontroli działanie na konkretnej podstawie prawnej. Podstawy te co do zasady znajdują się w art. 6 Rozporządzenia RODO, mogą być też uzupełniane o podstawy wynikające z innych aktów prawnych. Poniżej podajemy najważniejsze podstawy prawne przetwarzania danych osobowych klientów w sklepie stacjonarnym. Są one dostosowane do najczęstszych celów przetwarzania danych osobowych w sklepie stacjonarnym, które wymieniliśmy w pierwszym punkcie tego artykułu:
- rozpatrzenie reklamacji klienta: artykuł 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia RODO (wykonanie umowy);
- wystawienie rachunku lub faktury na żądania klienta – art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO w związku z odpowiednimi przepisami ustaw podatkowych lub ustawy o rachunkowości (prowadzenie ksiąg podatkowych lub rachunkowych – obowiązek prawny ciążący na administratorze);
- ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń jakie może podnosić sprzedawca wobec klienta lub klient wobec sprzedawcy – artykuł 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO;
- monitoring sklepu stacjonarnego – artykuł 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO (ochrona bezpieczeństwa osób i mienia w sklepie stacjonarnym; utrwalanie materiału dowodowego na wypadek popełnienia przestępstwa na terenie sklepu stacjonarnego).
Są to najbardziej popularne cele przetwarzania danych w sklepie stacjonarnym. Pamiętaj, że jeżeli przetwarzasz dane również w innych celach, każdorazowo konieczne jest upewnienie się, że takie przetwarzanie danych również ma określoną podstawę prawną. W niektórych przypadkach np. przetwarzania danych w celu prowadzenia marketingu, konieczna będzie wyraźna zgoda klienta na takie przetwarzanie np. w formie pisemnego oświadczenia.
Zawrzyj umowy powierzenia przetwarzania danych
Jeżeli przekazujesz dane klientów jakimkolwiek podmiotom zewnętrznym, dokonujesz tzw. powierzenia danych osobowych. Bardzo często takie powierzenie danych jest konieczne do prawidłowego prowadzenia sklepu. Dane są przez sprzedawców powierzane np. firmom dostarczającym usługi księgowe, prawne czy doradcze, a sytuacji, gdy sprzedawca klientowi oferuje dostawę niektórych produktów zakupionych w sklepie – dane mogą być powierzone np. firmie kurierskiej.
Przepisy o ochronie danych osobowych dopuszczają takie działania pod dwoma głównymi warunkami:
Po pierwsze, musisz poinformować klientów, że ich dane mogą być powierzane określonym podmiotom zewnętrznym, z którymi sami klienci nie będą zawierać umów. Nie musisz podawać określonym nazw firm i innych szczegółów dotyczących tych podmiotów, powinieneś jednak określić jakim kategoriom firm będziesz przekazywał dane oraz w jakich sytuacjach może to nastąpić.
Po drugie, Rozporządzenie RODO nakłada obowiązek zawierania z każdym podmiotem przetwarzającym w Twoim imieniu dane osobowych klientów umowy powierzenia przetwarzania danych. Umowa ta powinna określać m.in. przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. RODO podaje też szereg dodatkowych zapisów, które taka umowa powinna zawierać. Brak takiej umowy stanowi naruszenie przepisów Rozporządzenie RODO. Zawarcie takiej umowy jest także w Twoim interesie – w razie kontroli na jej podstawie będziesz mógł wykazać zapewnienie należytej ochrony danych.
Zapewnij realizację praw klienta w związku z jego danymi
Jak administrator danych osobowych będzie musiał zapewnić, przestrzeganie praw klientów związanych w ich danymi osobowymi. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma określone prawa z tym związane. Dotyczy to oczywiście również Twoich klientów, których dane będziesz przetwarzać. Zgodnie z Rozporządzeniem RODO, Twój klient ma następujące prawa:
- prawo żądania przez klienta dostępu do jego danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jego danych;
- prawo do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych;
- prawo do wniesienia przez klienta skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych);
- prawo do sprzeciwu w kwestii marketingu bezpośredniego – jeżeli dane klienta są przetwarzane na potrzeby tzw. marketingu bezpośredniego, klient może się sprzeciwić wykorzystywaniu jego danych do tego celu.
Oprócz samego zapewnienia realizacji tych praw klient, masz również obowiązek poinformowania klienta o posiadaniu przez niego tych praw. O obowiązku informacyjnym i sposobach jego realizacji piszemy więcej pod koniec tego artykułu.
Upewnij się, że prawidłowo stosujesz monitoring
W wielu sklepach stacjonarnych znajduje się monitoring w celach bezpieczeństwa. Monitoring jest sam w sobie zgodny z RODO w sklepie stacjonarnym jeżeli prowadzisz go w celach zwiększenia bezpieczeństwa w Twoim sklepie oraz w celu zapobiegania kradzieżom. Monitoringu nie powinno z kolei być w takich miejscach jak toalety czy przebieralnie, jeżeli takie miejsca istnieją w Twoim sklepie.
Klientowi należy przekazać odpowiednią informację o stosowaniu monitoringu. Powinien on wiedzieć, że jego dane osobowe są w wyniku prowadzenie monitoringu przetwarzane. W grę wchodzą tutaj takie dane jak: wizerunek, szczególne cechy wyglądu czy ubioru. Poza tym klient powinien wiedzieć w jakim celu dane te mogą być przetwarzane oraz jak długo będą one przechowywane. Z punktu widzenia ochrony danych osobowych, im krótszy okres przechowywania nagrań, tym lepiej. Trzeba to jednak oczywiście wyważyć z celami korzystania z monitoringu.
Zadbaj o RODO w sklepie stacjonarnym
Podczas lektury tego artykułu, może nasuwać się pytanie, w jaki sposób najłatwiej spełnić te wszystkie obowiązki informacyjne, o których pisaliśmy? Najprościej będzie ująć je w formie tablicy informacyjnej, zawierającej wszystkie ważne kwestie, o których klient powinien wiedzieć z punktu widzenia jego danych osobowych. W treści takiej tablicy można również ująć informacje, jakie powinieneś przekazać klientowi będącemu konsumentem o jego prawach wynikających z przepisów o rękojmi oraz z ustawy o prawach konsumenta. Podsumujmy zatem, jakie informacje wymagane przez Rozporządzenie RODO powinien otrzymać klient:
- dane administratora – nazwa firmy, imię i nazwisko administratora (w przypadku firm
jednoosobowych), dane kontaktowe np. adres miejsca prowadzenia
działalności/siedziby, adres e-mail;
- jeżeli wyznaczyłeś w firmie inspektora ochrony
danych – dane kontaktowe tej osoby;
- cele i podstawy prawne przetwarzania danych
osobowych;
- kategorie odbiorców danych osobowych;
- przekazywanie danych osobowych klientów do państwa będącego poza Europejskim Obszarem
Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz
Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej
siedzibę poza EOG;
- konkretny okres przechowywania określonych danych
osobowych lub kryteria ustalenia takiego okresu;
- prawa osoby, której dane są przetwarzane;
- czy wymóg podania danych osobowych podczas
korzystania ze sklepu jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy w sklepie
oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy.
Przygotuj wymaganą dokumentację wewnętrzną
Warto wreszcie pamiętać, że odpowiednie zorganizowanie działania sklepu oraz przekazanie klientowi wszystkich wymaganych informacji to nie wszystko. Rozporządzenie RODO w sklepie stacjonarnym wymaga od każdej formy przetwarzającej dane osobowe posiadania odpowiedniej dokumentacji wewnętrznej. Taka dokumentacja najczęściej składa się z szeregu istotnych dokumentów opisujących, na użytek ewentualnej kontroli, co się dzieje z danymi osobowymi, które są zbierane i przetwarzane w danej firmie. Są to m.in. takie dokumenty, jak:
- Polityka bezpieczeństwa zawierająca m.in. główne zasady przetwarzania danych osobowych w firmie, zasady przetwarzania danych przez personel, wykaz urządzeń stosowanych do przetwarzania danych, obowiązki administratora i personelu, prawa osób, których dane dotyczą i sposoby ich realizacji, określenie obszaru przetwarzania danych, środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla ochrony przetwarzanych danych;
- Udzielone przez administratora upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i oświadczenia o zachowaniu danych w poufności.
- Ewidencja upoważnień do przetwarzania danych;
- Ewidencja podmiotów, którym powierzono przetwarzanie danych.
- Rejestr czynności przetwarzania.
- Ewidencja incydentów naruszeń zasad prawidłowego przetwarzania danych;
- Analiza ryzyka związanego z przetwarzaniem danych wraz z oceną skutków dla przetwarzania danych osobowych;
- Zawarte przez administratora umowy powierzenia danych osobowych.
Poza posiadaniem dokumentacji, ważne jest aby rzeczywiście wdrożyć w firmie opisane w niej procedury i zabezpieczenia. Jeżeli zatrudniasz pracowników, powinieneś również przeszkolić ich z zawartych w dokumentacji zasad odpowiedniego postępowania z danymi osobowymi klientów.
Podsumowanie
Przepisy o ochronie danych osobowych ustanawiają wiele wymogów związanych z przetwarzaniem danych, które mogą dotyczyć Twojego sklepu stacjonarnego. Możliwość wykazania, że wypełniasz te wymagania jest bardzo ważna, szczególnie w sytuacji kontroli, ponieważ Rozporządzenie RODO w sklepie stacjonarnym umożliwia również nakładanie na przedsiębiorców nieprzestrzegających zasad w nim zawartych wysokich kar finansowych.
Jeżeli zastanawiasz się, jak przygotować opisaną w tym artykule tablicę informacyjna, jak sformułować odpowiednie umowy powierzenia danych, czy też jak sporządzić kompleksową i dostosowaną do Twojej firmy dokumentację wewnętrzną – zachęcamy do skorzystania z usług naszych prawników specjalizujących się właśnie w takich zagadnieniach. Możesz skontaktować się z nami np. pod adresem e-mail: kontakt@prokonsumencki.pl
