W ostatnim czasie powstaje wiele nowych sklepów internetowych, a istniejące notują wzrosty sprzedaży. Być może zastanawiasz się więc nad założeniem swojego sklepu internetowego albo poszerzeniem oferty swojego sklepu stacjonarnego poprzez stworzenie jego internetowego odpowiednika. Jedną z pierwszych rzeczy, o których warto w takim przypadku pomyśleć jest dobrze napisany regulamin sklepu internetowego wraz z polityką prywatności i cookies. W tym artykule wyjaśniamy dlaczego jest to ważne i jakie elementy powinny zawierać te dokumenty. Odpowiemy także na pytanie, czy można skopiować regulamin sklepu internetowego?
Czy opłaca się skopiować regulamin sklepu internetowego
W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć na kluczowe pytanie, to jest czy można skopiować regulamin sklepu internetowego? Od strony technicznej oczywiście nie jest to trudne – wystarczy wejść na stronę konkurencji, przekopiować treść, podmienić dane i gotowego. Od strony prawnej wygląda to już jednak zupełnie inaczej:
jest to działanie nielegalne, które narusza prawa autorskie – skopiowanie cudzego regulaminu to naruszenie praw autorskich i co się z tym wiąże m.in. konieczność naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej dwukrotności, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione – trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu;
inne możliwe żądania związane z naruszeniem praw autorskich to m.in. żądanie usunięcia regulaminu sklepu internetowego, wydania uzyskanych korzyści, a dodatkowo uprawniony może się domagać jednokrotnego albo wielokrotnego ogłoszenia w prasie oświadczenia o odpowiedniej treści i formie lub podania do publicznej wiadomości części albo całości orzeczenia sądu wydanego w rozpatrywanej sprawie, w sposób i w zakresie określonym przez sąd;
w przypadku naprawdę opornych kopiujących możliwe jest nawet zastosowanie przepisow karnych z ustawy o prawie autorskim – przykładowo Kto bez uprawnienia albo wbrew jego warunkom rozpowszechnia cudzy utwór w wersji oryginalnej albo w postaci opracowania, artystyczne wykonanie, fonogram, wideogram lub nadanie, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Idąc dalej – poza naruszeniami z ustawy o prawie autorskim równie ważne, a nawet i ważniejsze może być powielanie cudzych błędów zawartych w regulaminie sklepu internetowego – z naszego doświadczenia wynika, że nadal bardzo dużo regulaminów zawiera błędy – często są to nieświadome działania Sprzedawców, ale i co raz częściej zdarzają się błędy i klauzul niedozwolone, które w pełni świadomie znajdują się w regulaminie – Sprzedawca w danym przypadku skalkulował ryzyko posiadania błędnego lub niedozwolonego zapisu i mimo to zdecydował się na jego pozostawienie w regulaminie. Przypomnijmy, że:
stosowanie klauzul niedozwolnych w regulaminie sklepu internetowego, to naruszenie zbiorowych interesów konsumentów, za które Prezes UOKIK może nałożyć na Sprzedawcę karę finansową do 10 % przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy (przy znacznych obrotach może to być na prawdę ogroma kara)
Na koniec warto dodać, że dobry regulamin sklepu internetowego powinien przede wszystkim odpowiadać potrzebom konkretnego Sprzedawcy i zabezpieczać jego interesy, ale jednocześnie minimalizować ryzyka z tym związane. Regulamin uszyty na miarę potrzeb konkretnego Sprzedawcy zarobi na siebie znacznie więcej niż pozorny zysk uzyskany podczas skopiowania regulaminu konkurencji.
Jak napisać regulamin sklepu internetowego
Warto spojrzeć na regulamin, jako na dokument regulujący zawierane w Twoim sklepie umowy. Z pewnością chcesz, aby każda ze stron zawieranej umowy sprzedaży wiedziała dokładnie co wchodzi w jej skład, w jakiej dokładnie chwili jest ona zawarta, jakie są terminy jej wykonania i czy da się taką umowę rozwiązać. Wszystkie te kwestie powinny być uregulowane w regulaminie. Jak napisać regulamin sklepu internetowego, co powinien zawierać – o tym piszemy dalej.
Klienci Twojego sklepu mogą składać reklamacje, a klienci będący konsumentami mogą odstąpić od umowy zawartej poprzez sklep internetowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni. Uregulowanie w jasny sposób w regulaminie procedury postępowania w takich przypadkach pozwala klientowi na łatwiejsze skorzystanie z jego praw, a Tobie na większą pewność, że klient zachowa się w przewidywalny sposób. Wtedy możesz oczekiwać, że wewnętrzne procedury w Twojej formie będą wystarczające do radzenia sobie z takimi sytuacjami i żadna reklamacja nie zostanie przeoczona.
Wreszcie, w przypadku klientów niebędących konsumentami, możesz wprowadzić do regulaminu wiele zapisów, które będą korzystne dla Ciebie i będą pomagały Ci w razie ewentualnych sporów z takimi klientami. Na przykład, w stosunku do klientów niebędących konsumentami, możesz wyłączyć swoją odpowiedzialność z tytułu rękojmi. Więcej o tym wyłączeniu piszemy tutaj:
Jako. że poza odpowiedzialnością z tytułu rękojmi, możesz odpowiadać wobec klienta według tzw. zasad ogólnych, możesz również w stosunku do klient niebędącego konsumentem ograniczyć swoją odpowiedzialność w razie ewentualnych roszczeń klienta z powodu niewykonania lub nieprawidłowego wykonania umowy. Więcej o takim zapisie piszemy w poniższym artykule:
Regulamin sklepu internetowego wypełnia obowiązki informacyjne wobec konsumentów
Regulaminu sklepu internetowego potrzebujesz nie tylko w celu uregulowania w korzystny sposób umów sprzedaży, ale również po to, aby spełnić liczne obowiązki informacyjne narzucone przez ustawę o prawach konsumenta i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Ustawa o prawach konsumenta nakazuje poinformowanie konsumenta m.in. o: danych Twojej firmy, Twoim adresie siedziby lub miejsca prowadzenia działalności oraz o adresie do doręczeń i do składania reklamacji, sposobie i terminie płatności z tytułu umowy sprzedaży, sposobie i terminie dostarczenia zakupionego przez klienta produktu (tu trzeba podać maksymalny termin dostawy), stosowanej przez Ciebie procedurze rozpatrywania reklamacji, sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy i o wzorze formularza odstąpienia od umowy, a także o braku prawa odstąpienia od umowy jeżeli jest ona objęta jednym z wyjątków od tego prawa.
Z kolei ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną nakazuje sprzedawcy internetowemu posiadanie regulaminu usług świadczonych drogą elektroniczną. Najczęściej w sklepie internetowym takie usługi to konto czy newsletter. Regulamin sklepu internetowego powinien zatem zawierać warunki skorzystania z tych usług, a także procedurę reklamacyjną, jeżeli klient miałby jakiekolwiek problemy z korzystaniem z nich.
Polityka prywatności spełnia obowiązki informacyjne z RODO oraz przepisów o plikach Cookies
Polityka prywatności, będąca najczęściej osobnym dokumentem w stosunku do regulaminu, ma przede wszystkim znaczenie informacyjne. Zawiera ona informacje o przetwarzaniu przez Ciebie danych osobowych klientów i osób odwiedzających sklep oraz informacje o stosowanych na Twojej stronie plikach Cookies. Rozporządzenie RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wymaga, abyś przekazał osobie, której dane przetwarzasz m.in. następujące informacje: następujące informacje: dane Twoje formy lub ewentualnie jej przedstawiciela, swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela, dane kontaktowe inspektora ochrony danych – jeżeli jest on wyznaczony w Twojej firmie, cele przetwarzania przez Ciebie danych osobowych osób odwiedzających sklep oraz podstawy prawne przetwarzania, informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, a także informacje o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Z kolei polityka Cookies, będąca najczęściej jednym z rozdziałów polityki prywatności wypełnia obowiązki informacyjne wynikające z przepisów regulujących korzystanie z plików Cookies. Te przepisy to przede wszystkim ustawa Prawo telekomunikacyjne oraz akty prawa unijnego. Zgodnie z tymi przepisami, korzystając na stronie z plików Cookies, musisz poinformować osoby odwiedzające stronę Twojego sklepu m.in. o celach stosowania plików Cookies, okresie funkcjonowania plików Cookies oraz o wszelkich dodatkowych informacjach, takie jak informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych (czy osoby trzecie mogą uzyskać dostęp plików Cookies, które są wysyłane przez stronę internetową administratora), o ile, uwzględniając szczególne okoliczności, w których dane są gromadzone, takie dodatkowe informacje są niezbędne do zapewnienia rzetelnego przetwarzania danych w stosunku do osoby, której dane dotyczą. W ostatnim czasie ilość obowiązków informacyjnych dotyczących plików Cookie wzrosła, w wyniku pojawienia się nowych obowiązujących interpretacji przepisów unijnych. Więcej o nowych wymogach piszemy w innym naszym artykule:
Regulamin i polityka prywatności są jednymi z pierwszych kwestii, o które warto pamiętać zakładając sklep internetowy lub przenosząc część sprzedaży stacjonarnej do internetu. Posiadanie dobrze napisanych dokumentów dla Twojego sklepu internetowego pozwoli Ci nie tylko spełnić wszystkie wymogi informacyjne i uniknąć nieprzyjemności i kar w razie ewentualnej kontroli ze strony UOKiK lub Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Powoli Ci to również na przejrzyste i korzystne dla Ciebie uregulowanie zawieranych w Twoim sklepie umów sprzedaży.
Służymy pomocą we wszystkich kwestiach opisanych w tym artykule. Jeżeli potrzebujesz pomocy przy napisaniu odpowiedniego regulaminu i polityki prywatności sklepu – nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji. Możesz skontaktować się z nami np. pod adresem e-mail: kontakt@prokonsumencki.pl.
Aktualizacja – 10 kwietnia 2020 r. – odwołanie zakazu sprzedaży na Allegro niektórych produktów higienicznych i wyrobów medycznych – przeczytaj na końcu artykułu
Sprzedaż maseczek- Bez wątpienia maska jest symbolem obecnej pandemii wirusa SARS-CoV-2. Z dnia na dzień stała się ona produktem pierwszej potrzeby nie tylko dla pracowników systemu ochrony zdrowia, ale również dla zwykłych obywateli. Nie dziwi więc fakt, że wzmożone zapotrzebowanie na maski ochronne sprawiło, że wielu przedsiębiorców uruchomiło produkcję i sprzedaż tych towarów. Dlatego w tym artykule chcielibyśmy przedstawić podstawowe aspekty prawne związane ze sprzedażą masek uwzględniając najnowsze zmiany w prawie.
Sprzedaż masek- normy
Na samym początku, chcielibyśmy wskazać na podstawowy aspekt sprzedaży masek jakim jest sporządzenie dokładnego opisu produktu. Maski występują bowiem w wielu wariantach oraz kategoriach, dlatego nie każda z nich będzie sobie równa. Podstawowym kryterium rozróżnienia będzie na pewno posiadanie przez maskę odpowiedniej normy europejskiej, która może być potocznie zwana certyfikatem. Posiadanie przez maskę odpowiedniej normy świadczy o tym, że maska spełnia dane standardy i może być wykorzystywana do celów specjalistycznych.
Aby dany produkt mógł otrzymać odpowiednią normę, musi wpierw przejść serię badań sporządzanych przez powołane do tego celu laboratoria. Maska może również zostać zgłoszona do Urzędu Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych oraz Produktów Biobójczych, wówczas jeśli przejdzie pomyślnie procedurę, to może zostać zarejestrowana jako wyrób medyczny, co będzie uprawniało do jej sprzedaży z obniżoną stawką podatkową.
Sprzedaż masek, czy można nie posiadać żadnej normy lub brak rejestracji jako wyrób medyczny
Odpowiedź brzmi oczywiście twierdząco. Musimy jednak zwrócić szczególną uwagę na opis takiego produktu, ponieważ nie powinien on sugerować właściwości antywirusowych maski ani innych właściwości medycznych i zdrowotnych. Ponadto, nazwanie takiej maski “antywirusową” mogłoby zostać uznane za próbę wprowadzenia w błąd klienta, a także naraziłoby sprzedawcę conajmniej na odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wadę rzeczy sprzedanych.
Czy maseczki można sprzedawać na platformach typu Allegro oraz OLX
2 marca 2020 r. została uchwalona ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Ustawa ta pozwala premierowi wydawać polecenia ze skutkiem natychmiastowym przedsiębiorcom, jeśli polecenia te mają związek z przeciwdziałaniem COVID-19.
Jedną z pierwszych decyzji Premiera, która opierała się na tej podstawie, było wprowadzenie zakazu sprzedaży za pośrednictwem platformy Allegro oraz OLX licznych artykułów związanych z zapobieganiem zarażania koronawirusem. Decyzja ta została umotywowana chęcią ograniczenia sprzedaży towarów z niepewnych źródeł oraz zapewnienia odpowiedniej ilości produktów na rynku. Pełna lista produktów objętych zakazem sprzedaży znajduje się na stronie Prezesa Rady Ministrów pod adresem: https://www.premier.gov.pl/files/files/lista_towarow_ktore_nie_beda_mogly_byc_wystawiane_w_serwisach_olx_i_allegro.pdf.
Na liście jak widać znalazły się również maseczki ochronne. Decyzja Premiera nie wyróżnia jednak konkretnych rodzajów maseczek, dlatego należy uznać, że zakaz sprzedaży na portalach Allegro oraz OLX dotyczy każdego produktu, nawet nie certyfikowanego, który spełnia funkcję maseczki ochronnej. Ograniczenie sprzedaży nie zostało wprowadzone jednak na inne kanały sprzedaży, dlatego produkty te mogą być nadal sprzedawane w ramach sklepów internetowych, stacjonarnych czy mailowo.
Czy maseczki mogą mieć maksymalną cenę narzuconą sprzedawcy
Wskazana wyżej ustawa daje Ministrowi Zdrowia możliwość określenia ceny maksymalnej produktów leczniczych, wyrobów medycznych oraz żywności specjalnego przeznaczenia, jeśli może on być wykorzystywany do przeciwdziałania COVID-19.
Na obecną chwilę nie ma jednak obwieszczenia ministra zdrowia w tej sprawie, a także zapowiadanych planów wprowadzenia maksymalnych cen. Ponadto, cena maksymalna może nie znaleźć zastosowania do zwykłej maseczki ochronnej, jeśli nie zostanie ona zakwalifikowana jako wyrób medyczny.
Czy maseczki jako towar higieniczny nie podlegają zwrotom
Na stronach wielu sklepów internetowych można spotkać się z informacją, że maski jako produkt higieniczny nie podlegają zwrotowi. W większości przypadków nie jest to jedna w pełni legalne. Klientowi nadal w tej sytuacji przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawarte w ustawie o prawach konsumenta. Sprzedawca przy odmowie przyjęcia zwrotu może próbować powołać się na art. 38 pkt. 5 tej ustawy, o następującej treści:
Prawo odstąpienia od umowy zawartej poza lokalem przedsiębiorstwa lub na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów: w której przedmiotem świadczenia jest rzecz dostarczana w zapieczętowanym opakowaniu, której po otwarciu opakowania nie można zwrócić ze względu na ochronę zdrowia lub ze względów higienicznych, jeżeli opakowanie zostało otwarte po dostarczeniu.
Oznacza to, że aby sprzedawca mógł skutecznie odmówić zwrotu, to sprzedawana przez niego maseczka powinna zostać dostarczona w zapieczętowanym opakowaniu np. zabezpieczona zgrzewaną folią, a opakowanie to powinno zostać otwarte przez klienta. Oznacza to, że możliwy jest zwrot niezapakowanej maseczki, a także maseczki której opakowania konsument nie otworzył. W przypadku sprzedaży stacjonarnej, prawo odstąpienia od umowy nie obowiązuje, dlatego sprzedawca może dowolnie ustalić zasady zwrotów w swoim sklepie.
Sprzedaż masek za granicą
Maseczki chirurgiczne coraz częściej pojawiają się w obwieszczeniach Ministra Zdrowia dotyczących wykazu produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych zagrożonych brakiem dostępności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Oznacza to, że zgodnie z prawem farmaceutycznym nie mogą być one wywożone za granicę bez zgody Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego (GIF). Należy więc na bieżąco sprawdzać obwieszczenia Ministerstwa Zdrowia, ponieważ może okazać się, że sprzedawana maseczka może znaleźć się w tym wykazie. Ponadto, sejm pracuje aktualnie nad ustawą, która przewiduje nawet karę dwuletniego pozbawienia wolności za sprzedaż produktu znajdującego się w wykazie bez zgody GIF.
Podsumowanie
Jak możemy zauważyć, rosnące zainteresowanie sprzedaż masek nie ominęło również rządzących. Z uwagi na stan epidemii, w najbliższym czasie możemy spodziewać się kolejnych restrykcji dotyczących sprzedaży maseczek oraz innych środków ochronnych. Śledzimy jednak na bieżąco działania Państwa i będziemy aktualizować odpowiednio nasz artykuł. Gdyby jednak mieli Państwo jakiekolwiek pytania, to zapraszamy do kontaktu z naszymi prawnikami.
Aktualizacja 10 kwietnia 2020 r. – Odwołanie zakazu sprzedaży na Allegro niektórych produktów higienicznych i wyrobów medycznych
W dniu 10 kwietnia Allegro poinformowało o odwołaniu zakazu sprzedaży na Allegro niektórych produktów higienicznych i wyrobów medycznych – poniżej pełna treść komunikatu Allegro:
Zgodnie z nową decyzją Prezesa Rady Ministrów, usunęliśmy z Regulaminu Allegro zakaz sprzedaży niektórych produktów higienicznych i wyrobów medycznych oraz zakaz wznawiania ofert produktów wymienionych w wykazie. Oznacza to, że od teraz:
Przestajemy usuwać oferty produktów wymienione we wspomnianym wykazie.
Z listy towarów zakazanych (Artykuł 1 Załącznika nr 1 Regulaminu Allegro) usunęliśmy punkt 40 z odnośnikiem do wykazu towarów, których do dziś nie wolno było wystawiać na Allegro.
Jednocześnie prosimy nie zawyżać cen oferowanych produktów, ponieważ oferty z cenami znacznie przekraczającymi wartość rynkową nadal mogą być usuwane.
Aktualny pozostaje natomiast zakaz wysyłki za granicę produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych zagrożonych brakiem dostępności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wymienionych na tej liście.
Prowadzenie sklepu podczas koronawirusa-Chcemy w miarę naszych możliwości wesprzeć Sprzedawców w tym trudnym dla wszystkich czasie i pomóc zminimalizować negatywne skutki pandemii koronawirusa dla ich biznesu. Rozsądne i odpowiedzialne podejście do tej sytuacji pozwoli wszystkim zaoszczędzić dodatkowych kosztów i stresu. Przekazujemy poniżej ważne informacje dla naszych wszystkich Klientów w związku z pandemią koronawirusa. Artykuł będziemy się starali na bieżąco aktualizować tak aby zawierał możliwe aktualne informacje i wytyczne oraz nasze rekomendacje – celem wszystkich naszych działań jest minimalizacja negatywnych skutków pandemii dla naszych Sprzedawców.
Zapraszamy do lektury wszystkich Sprzedawców i zadawania pytań w komentarzach – nasi prawnicy są do Waszej dyspozycji.
# 1 Wsparcie prawne Sprzedawcy, monitoring i aktualizacja regulaminów naszych Klientów, bezpłatny dostęp do platformy szkoleniowej Prawo w Sklepie
Wszystkie nasze usługi są realizowane bez zmian. Nasi Sprzedawcy objęci aktywnym wsparciem prawnym mogą z niego w pełni korzystać. Podobnie stale monitorujemy regulaminy objęte naszym monitoringiem. Wszyscy nasi pracownicy są dla Was dostępni tak jak dotychczas, ograniczamy jedynie spotkania osobiste. Wdrożyliśmy system pracy zdalnej, aby zminimalizować ryzyko związane z ewentualnymi zachorowaniami. Już teraz możemy wspomnieć, że w najbliższym czasie będziemy przekazywać naszym Sprzedawcom informację o wymaganej aktualizacji regulaminów i innych dokumentów z uwagi na zmiany w prawie dotyczące rozszerzenia praw konsumentów na niektóre jednoosobowe firmy (zmiany wejdą w życie 1 czerwca 2020 r.).
Przypominamy także o działaniu naszej Platformy Szkoleniowej Prawo w Sklepie z prawnymi szkoleniami online dla Sprzedawców: http://szkolenia.prokonsumencki.pl/ – wszyscy nasi Sprzedawcy z aktywną opieką prawną nad regulaminem mogą skorzystać z bezpłatnego dostępu do platformy (dostęp do końca kwietnia 2020 r.). Chcemy w miarę możliwości Was wesprzeć w tym trudnym czasie i pomóc wykorzystać go m.in. na poszerzenie swojej wiedzy z aspektów prawnych prowadzenia sklepu.
Jeżeli będziecie mieli jakiekolwiek pytania w tym zakresie, bądź będziecie zainteresowani dostępem do platformy szkoleniowej, to jesteśmy do dyspozycji i czekamy na kontakt.
# 2 Siła wyższa i pilna prośba o weryfikację swoich umów handlowych pod kątem siły wyższej
Pandemia koronawirusa z pewnością ma lub będzie miała wpływ także na Wasz biznes. Działania w zasadzie każdej firmy wymagają udziału pracowników, współpracowników, czy też dostawców, którzy nagle, niejednokrotnie wręcz z dnia na dzień, mogą okazać się niedostępni z powodu choroby, kwarantanny czy też innych okoliczności, musimy mieć rękę na pulsie. Jedną z okoliczności, która może uwolnić Was od potencjalnej odpowiedzialności za niewykonanie czy też nienależyte wykonanie umowy jest tzw. siła wyższa. Siła wyższa jest to wydarzenie o charakterze zewnętrznym, którego prawdopodobieństwo wystąpienia jest bardzo niewielkie (wręcz jego przewidzenie było praktycznie niemożliwe), i któremu nie można było zapobiec przy dochowaniu należytej staranności. Wszystkie te cechy winny być spełnione łącznie.
Można zatem przyjąć, iż w wielu przypadkach pandemia koronawirusa będzie stanowiła tzw. siłę wyższą, jednakże co do zasady każdy przypadek wymaga odrębnej analizy. Trzeba bowiem pamiętać, że strona umowy będzie mogła wyłączyć swoją odpowiedzialność za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie konkretnej umowy, jeżeli przyczyną tego stanu rzeczy nie będzie brak dołożenia należytej staranności, ale właśnie okoliczności siły wyższej związane z konkretnym zobowiązaniem umownym. Sam fakt epidemii nie oznacza bowiem, że na siłę wyższą można automatycznie powołać się w stosunku do każdej umowy. Prowadzenie sklepu choć teraz dość utrudnione jest możliwe do przebrnięcia.
Bardzo prosimy o przejrzenie podpisanych przez Was umów – np. kluczowymi dostawcami, kontrahentami itd. Bardzo często zawarte umowy zawierają w swojej treści klauzule, które definiują pojęcie siły wyższej oraz wskazują na specjalną procedurę postępowania w przypadku jej wystąpienia. Zdecydowanie rekomendujemy zatem, aby czym prędzej dokonać przeglądu swoich głównych kontraktów pod kątem okoliczności wyłączającej odpowiedzialność za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy. Może się bowiem okazać, że umowy wymagają od nas wykonania określonych działań aby móc później powołać się na siłę wyższą. Powyższe uwagi tak samo odnoszą się do Państwa kontrahentów, dostawców i wykonawców – oni także mogą próbować powoływać się na siłę wyższą. Natomiast proszę pamiętać, że każdy taki przypadek wymaga analizy i nie ma tutaj automatyzmu.
W ocenie, czy mamy do czynienia z siłą wyższą pomocne może być ogłoszenie na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania. Ogłoszenie to zostało dokonane na podstawie Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego z dnia 13 marca 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 433). Oczywiście nie możemy przełożyć tego faktu 1 do 1 na siłę wyższą, ale może to być przydatne w przyszłej argumentacji.
Aktualizacja 23.03.2020 r.
20 marca 2020 r. ogłoszone zostało Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii – rozporządzenie stanowi, że w okresie od dnia 20 marca 2020 r. do odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej ogłasza się stan epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2.
Rozporządzenie nakłada dalsze ograniczenia w stosunku do poprzedniego dotyczącego stanu zagrożenia epidemicznego. Pełny tekst rozporządzenia dostępny jest tutaj.
Z ważniejszych ograniczeń należy wskazać na rozszerzenie zakazu handlu w galeriach handlowych – zgodnie z rozporządzeniem w okresie od dnia 21 marca 2020 r. do odwołania w obiektach handlowych o powierzchni sprzedaży powyżej 2000 m2 ustanawia się czasowe ograniczenie:
1) handlu detalicznego najemcom powierzchni handlowej, z wyłączeniem najemców, których przeważająca działalność polega na sprzedaży:
a) żywności w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2019 r. poz. 1252 oraz z 2020 r. poz. 284 i 285), b) produktów kosmetycznych w rozumieniu art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 4 października 2018 r. o produktach kosmetycznych (Dz. U. poz. 2227) innych niż przeznaczone do perfumowania lub upiększania, c) artykułów toaletowych, d) środków czystości, e) produktów leczniczych w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.3) ), w tym w aptekach lub punktach aptecznych, f) wyrobów medycznych w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 20 maja 2010 r. o wyrobach medycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 186), g) środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego w rozumieniu art. 3 ust. 3 pkt 43 ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, h) gazet, i) artykułów budowlanych lub remontowych, j) artykułów dla zwierząt domowych lub k) paliw;
2) prowadzenia działalności usługowej najemcom powierzchni usługowej, z wyłączeniem najemców, których przeważająca działalność polega na świadczeniu usług: medycznych, bankowych, ubezpieczeniowych, pocztowych, pralniczych lub gastronomicznych polegających jedynie na przygotowywaniu i dostarczaniu żywności; 3) prowadzenia handlu detalicznego lub prowadzenia działalności usługowej na wyspach handlowych
Jeżeli będziecie mieć jakiekolwiek pytania w tym zakresie, bądź będziecie potrzebowali pomocy prawnika w procesie oceny skutków koronawirusa na konkretne zobowiązania umowne, to jesteśmy oczywiście do Waszej dyspozycji.
# 3 Zawieszenie biegu terminów przedawnienia roszczeń z powodu siły wyższej
O sile wyższej w kontekście umów pisaliśmy wyżej, tutaj chcemy zwrócić na jeszcze jeden aspekt zastosowania siły wyższej – zgodnie z art. 121 Kodeksu cywilnego bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu m.in. co do wszelkich roszczeń, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może ich dochodzić przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw danego rodzaju – przez czas trwania przeszkody:
Art. 121 [Zawieszenie] Bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu:
1) co do roszczeń, które przysługują dzieciom przeciwko rodzicom – przez czas trwania władzy rodzicielskiej;
2) co do roszczeń, które przysługują osobom niemającym pełnej zdolności do czynności prawnych przeciwko osobom sprawującym opiekę lub kuratelę – przez czas sprawowania przez te osoby opieki lub kurateli;
3) co do roszczeń, które przysługują jednemu z małżonków przeciwko drugiemu – przez czas trwania małżeństwa; 4) co do wszelkich roszczeń, gdy z powodu siły wyższej uprawniony nie może ich dochodzić przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw danego rodzaju – przez czas trwania przeszkody.
Istotne w tej sprawie będzie wykazanie od kiedy mamy do czynienia z siłą wyższą oraz czasu jej trwania. Trudno jednoznacznie ocenić, czy w konkretnym przypadku mamy już do czynienia z siłą wyższą (pisząc te słowa 19 marca 2020 r.), czy jeszcze nie. Wiadome jest, że każda taka sytuacja będzie badana indywidualnie i już teraz warto się na to przygotować – np. jeżeli nie możesz wrócić z zagranicy albo jesteś poddany przymusowej kwarantannie albo nie masz dostępu do dokumentacji z różnych powodów, to staraj się na tę okoliczność zabezpieczyć jakiekolwiek dodowy – za jakiś czas może to być bardzo przydatne. Prowadzenie sprzedaży wymaga od ciebie dodatkowych zabezpieczeń.
W ocenie okresu trwania przeszkody pomocne może być ogłoszenie na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego od dnia 14 marca 2020 r. do odwołania. Ogłoszenie to zostało dokonane na podstawie Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego z dnia 13 marca 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 433). Oczywiście nie możemy przełożyć tego okresu 1 do 1 na wskazany wyżej przepis Kodeksu Cywilnego, ale może to być przydatne w przyszłej argumentacji.
Aktualizacja 23.03.2020 r. – patrz wyżej na aktualizację dotyczącą ogłoszenia stanu epidemii.
# 4 Zapisy zwiększające ochronę Sprzedawcy w regulaminie sklepu internetowego przygotowanym przez naszych prawników
Tworząc regulaminy dla naszych Sprzedawców oczywiście nie przewidywaliśmy pandemii koronawirusa, natomiast w większości przygotowanych przez nas regulaminów znajdziecie dedykowane zapisy do umów B2B (to jest, gdy kupującym jest firma, a nie konsument), które mogą pozwolić Wam skorzystać z dodatkowych rozwiązań poza siłą wyższą.
Zapisy, które mogą się Wam przydać, to m.in.:
zapisy umożliwiające na odstąpienie przez Sprzedawcę od umowy zawartej z klientem niebędącym konsumentem (w ciągu 14 dni na tej podstawie możecie odstąpić od umowy, jeżeli nie jesteście w stanie jej zrealizować)
zapisy dot. zmiany sposobów płatności (np. wymóg uprzedniej przedpłaty zamiast pobrania)
ogólne ograniczenie odpowiedzialności do ceny zakupionego towaru (np. w przypadku braku możliwości dostarczenia w terminie towaru, ryzyko szkody po stronie klienta itd.)
Proszę jednak pamiętać, że są to zapisy, których nie możemy stosować do konsumentów – w ich wypadku pozostaje korzystanie z siły wyższej. Zalecamy w takim wypadku także spróbować ustalić z kupującym późniejszy termin realizacji lub inne warunki umowy – musimy tutaj jednak uzyskać zgodę kupujaćego, a w razie jej braku należy rozważyć skorzystanie z siły wyższej.
Jeżeli będziecie mieć jakiekolwiek pytania w tym zakresie, bądź będziecie potrzebowali pomocy prawnika w procesie oceny skutków koronawirusa na konkretne zobowiązania umowne, to jesteśmy oczywiście do Waszej dyspozycji.
# 5 Klauzula rebus sic stantibus – nadzwyczajna zmiana stosunków – argument przy renegocjowaniu umów
Mamy sytuację nadzwyczajną, więc konieczne może być także skorzystanie przez niektórych z Was z przepisów przygotowanych na szczególne sytuację – mamy tutaj na myśli tzw. klauzulę rebus sic stantibus – nadzwyczajna zmiana stosunków. Klauzula ta jest uregulowana w art. 357[1] Kodeksu cywilnego i brzmi:
Jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Rozwiązując umowę sąd może w miarę potrzeby orzec o rozliczeniach stron, kierując się zasadami określonymi w zdaniu poprzedzającym.
Tutaj zwracamy jednak uwagę, że to Sąd decyduje o zmianach lub rozwiązaniu umowy. Natomiast na pewno ten zapis może być pomocny przy prowadzeniu negocjacji z naszym kontrahentem – klasycznym przykładem może być tutaj renegocjacja warunków umowy najmu lokalu w galerii handlowej, która została aktualnie zamknięta z powodu epidemii koronawirusa.
Jeżeli będziecie mieć jakiekolwiek pytania w tym zakresie, bądź będziecie potrzebowali pomocy prawnika w procesie oceny skutków koronawirusa na konkretne zobowiązania umowne, to jesteśmy oczywiście do Waszej dyspozycji.
# 6 Gwarancja stałej dostawy i odpowiedzialność za straty w przypadku niewywiązania się z umowy
W tych niespokojnych czasach mimo wszystko część z Was i Waszych dostawców jest w stanie zapewnić ciągłość dostaw posiadając chociażby spore zapasy towaru. W takim wypadku aby uspokoić swoich kontrahentów warto pomyśleć nad zawarciem dodatkowej umowy gwarancji dostaw i współpracy – tak aby obie strony miały możliwe zabezpieczenie z jednej strony dostaw, z drugiej płatności. Umowa powinna także regulować odpowiedzialność za straty w przypadku niewywiązania się z umowy, co jeszcze mocniej uwiarygodni strony takiej umowy. Umowa może zawierać także dodatkowe zabezpieczenia stron, jak np. zastrzeżenie własności towaru, czy bardziej elastyczne warunku płatności.
Jeżeli będziecie mieć jakiekolwiek pytania w tym zakresie, bądź będziecie potrzebowali pomocy prawnika w procesie przygotowania umowy gwarancji stalej dostawy lub oceny innych skutków koronawirusa na konkretne zobowiązania umowne, to jesteśmy oczywiście do Waszej dyspozycji.
# 7 Prośba o śledzenie na bieżąco informacji dla przedsiębiorców o pandemii koronawirusa
Poniżej najważniejsze zalecenia Ministerstwa Rozwoju opracowane we współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym:
Zachować bezpieczną odległość od rozmówcy (1-1,5 metra).
Promować w miarę możliwości kontakt z klientami za pomocą urządzeń teleinformatycznych.
Promować dokonywanie płatności bezgotówkowych.
Promować regularne i dokładne mycie rąk wodą z mydłem lub ich dezynfekcję środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
Upewnić się, że pracownicy oraz klienci mają dostęp do miejsc, w których mogą myć ręce mydłem i wodą.
Umieścić dozowniki z mydłem lub innym płynem odkażającym w widocznych miejscach i upewnić się, że dozowniki te są regularnie napełniane.
Wywiesić w widocznym miejscu informacje, jak skutecznie myć ręce.
Upowszechniać wśród pracowników wiedzę z zakresu BHP.
Zwrócić szczególną uwagę na rekomendacje, aby NIE dotykać dłońmi okolic twarzy zwłaszcza ust, nosa i oczu.
Przestrzegać higieny kaszlu i oddychania. Podczas kaszlu i kichania należy zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką – jak najszybciej wyrzuć chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce, używając mydła i wody lub zdezynfekować je środkami na bazie alkoholu (min. 60%).
Nie obawiać się zwracać uwagi współpracownikowi i klientom, aby nie kasłał i nie kichał w naszym kierunku.
Zapewnić, aby pomieszczenia były czyste i higieniczne: powierzchnie dotykowe takie jak: biurka, stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury, terminale płatnicze), a także wyposażenia magazynów oraz urządzenia do przemieszczania wewnętrznego towarów muszą być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym lub przecierane wodą z detergentem; wszystkie obszary często używane, takie jak toalety, pomieszczenia wspólne, powinny być regularnie i starannie sprzątane z użyciem wody z detergentem.
Przypominamy, że zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, w celu przeciwdziałania COVID 19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
# 8 Tarcza Antykryzysowa przesuwa termin wejścia zmian dot. poszerzenia praw konsumenta na niektóre firmy na 1 stycznia 2021 r.
Tarcza Antykryzysowa, która weszła w życie 31 marca 2020 r. wśród wielu zmian wprowadziła m.in. istotne dla Sprzedawców internetowych zmiany dotyczące wejścia w życie poszerzenia praw konsumenta na niektóre jednoosobowe firmy. Tarcza Antykryzysowa zmieniła dotychczasowy termin wejścia zmian z 1 czerwca 2020 r. na 1 styczcznia 2021 r.! Szczegółowo o samych zmianach piszemy tutaj:
W praktyce oznacza to, że Przedsiębiorcy zyskują dodatkowe 6 miesięcy na dostosowanie swoich biznesów, a szczegolnie regulaminów, OWS i innych umów do zmian. Zmianę należy ocenić pozytywnie – wprowadzenie tak rozbudowanych zmian w obecnej sytuacji byłoby niepotrzebnym dodatkowym obciążeniem przedsiębiorców, którzy muszą zmagać się ze skutkami epidemii na swoją działalność gospodarczą.
Prowadzenie sklepu podczas koronawirusa.
Wszyscy jesteśmy w trudnej sytuacji, liczymy że pandemia tak samo szybko jak się zaczęła, tak samo szybko się skończy. Rozsądne i odpowiedzialne podejście do tej sytuacji pozwoli wszystkim zaoszczędzić dodatkowych kosztów i stresu. Dlatego też jesteśmy do Waszej dyspozycji i w miarę naszych możliwości staramy się Wam pomóc. Artykuł będziemy się starali na bieżąco aktualizować tak aby zawierał możliwe aktualne informacje i wytyczne oraz nasze rekomendacje – celem wszystkich naszych działań jest minimalizacja negatywnych skutków pandemii dla naszych Sprzedawców.
Jeżeli będziecie mieli jakiekolwiek pytania w tym zakresie, bądź będziecie zainteresowani dostępem do platformy szkoleniowej, to jesteśmy do dyspozycji i czekamy na kontakt.
Skradziono Ci laptopa? Pracownik wysłał newsletter bez ukrycia adresów email? A może komputery w firmie zostały zainfekowane złośliwym oprogramowaniem? Wszystkie te sytuacje to naruszenia ochrony danych osobowych, wobec których przedsiębiorca musi podjąć odpowiednie działania. Bez tego naraża się na konsekwencje prawne – w tym możliwość otrzymania kary z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Z tego artykułu dowiesz się:
Czym jest i kiedy dochodzi do naruszenia ochrony danych osobowych?
Co musisz zrobić w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych w Twojej firmie?
Jakie działania podjąć aby ograniczyć możliwość otrzymania kary za złamanie RODO?
Jak prawidłowo ocenić incydent bezpieczeństwa i kiedy stanie się on naruszeniem?
Gdzie i w jaki sposób dokonać zgłoszenia naruszenia?
Kogo poinformować o naruszeniu?
Jednym z wielu istotnych obowiązków, jakie wprowadziło RODO jest odpowiednie postępowanie z naruszeniami ochrony danych osobowych. Zgodnie z art. 33 RODO Administrator danych musi zgłosić takie naruszenie do Prezesa Urzędy Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia, chyba że jest mało prawdopodobne aby niosło ze sobą negatywne konsekwencje dla osób, których dane dotyczą. Na początek warto więc zastanowić się czym jest naruszenie ochrony danych osobowych?
Czym jest naruszenie ochrony danych osobowych
Naruszenia bezpieczeństwa danych to sytuacje częste. Zdarzały się zarówno w czasach przed internetowych, jak i współcześnie, w naszym życiu prywatnym i zawodowym, przed RODO i po jego wejściu w życie. Mogło to być zgubienie pendriva, utrata danych z dysku po zainfekowaniu złośliwym oprogramowaniem, kradzież komputera czy usunięcie danych, które okazały się potrzebne. Każdy kto chociaż raz doświadczył takiej sytuacji będzie w przyszłości uczulony na odpowiednie zabezpieczenie swoich danych – wykona dodatkową kopię, zapisze je w chmurze, czy zainstaluje alarm w biurze.
Na takiej właśnie zasadzie działa ”podejście oparte na ryzyku”, jakie wprowadziło RODO. Wymaga ono przeprowadzenia analizy zagrożeń, jakie mogą wystąpić w naszej firmie i podjęcia odpowiednich kroków w celu ich ograniczenia lub uniknięcia. Nikt nie jest jednak doskonały, a każde zabezpieczenie prędzej czy później może zostać złamane. Dlatego należy analizować zagrożenia, które faktycznie wystąpiły i podejmować odpowiednie działania.
Incydent bezpieczeństwa – każde niepożądane zdarzenie związane z bezpieczeństwem informacji, które w przypadku wystąpienia odpowiednich okoliczności może stać się naruszeniem ochrony danych osobowych. Naruszenie ochrony danych – oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do przetwarzanych danych osobowych.
Incydent a naruszenie ochrony danych – czym się różnią?
Sytuacje związane ze złamaniem zasad bezpieczeństwa w firmie dzielimy na dwa rodzaje. Pierwszym z nich jest incydent bezpieczeństwa, czyli sytuacja, która nie jest jeszcze naruszeniem, ale może do niego prowadzić. Przykładowo jeśli pracownik pozostawi niezabezpieczony komputer z danymi w miejscu powszechnie dostępnym, gdzie mogą przebywać osoby postronne będziemy mieli do czynienia z incydentem. Jeśli jednak komputer ten zostanie ukradziony lub ktoś skopiuje zawarte na nim dane będziemy mieli do czynienia z naruszeniem poufności danych – czyli naruszeniem.
Innym incydentem bezpieczeństwa może być utrata kopii zapasowej danych (np. poprzez awarię dysku, na którym była przechowywana). Samo w sobie nie będzie to naruszeniem, jednak jeśli taka sytuacja wystąpiłaby w połączeniu z awarią serwera i utratą zamieszczonych na nim danych będziemy mieli do czynienia z utratą dostępności danych – nie będziemy mogli z nich skorzystać wtedy, kiedy będzie to potrzebne.
Trzecim typem naruszenia może być nieuprawniona zmiana danych. Taka sytuacja zachodzi, jeśli dane zostaną zmodyfikowane w sposób nieautoryzowany. Może do tego doprowadzić np. infekcja złośliwym oprogramowaniem, błędy oprogramowania, czy celowe lub nieświadome działanie pracownika. W takim przypadku mówimy o naruszeniu integralności danych.
Trzy aspekty bezpieczeństwa danych, o które należy zadbać:
Poufność danych – musimy zapewnić, że dostęp do danych będą miały tylko osoby uprawnione i nie dostaną się one w niepowołane ręce.
Dostępność danych – musimy mieć możliwość skorzystania z danych wtedy, kiedy będzie to konieczne. Ten aspekt obejmuje np. tworzenie kopii zapasowych czy uzyskanie dostępu awaryjnego.
Integralność – należy weryfikować poprawność danych i kontrolować zmiany, jakie mogą być do nich wprowadzane. Cecha ta jest szczególnie ważna w przypadku danych medycznych, których modyfikacja może mieć konsekwencje dla zdrowia i życia.
Naruszenie danych – co robić żeby być w zgodzie z RODO?
Jeśli w naszej firmie dojdzie do naruszenia – czyli stwierdzimy złamanie poufności, dostępności lub integralności danych osobowych, musimy zacząć działać. Pierwszym krokiem powinno być zawsze przeprowadzenie działań ratunkowych – ograniczamy bezpośrednie skutki naruszenia, np. przez przywrócenie kopii zapasowej, zgłoszenie sprawy na policję, zmianę haseł etc. Należy tutaj oczywiście mieć na uwadze charakter samego naruszenia – jeśli serwer został zaszyfrowany oprogramowaniem typu ransomware nie przystępujemy do odzyskiwania kopii zapasowej, póki nie będziemy mieli pewności, że również ona nie zostanie zaszyfrowana.
Razem z działaniami naprawczymi należy przeprowadzić analizę potencjalnych konsekwencji naruszenia w kontekście praw i wolności osób, których dane dotyczą – czyli potencjalnych szkód materialnych i niematerialnych, jakie może ono wywołać.
Taką szkodą może być np. niemożność zrealizowania gwarancji (z powodu utraty danych dotyczących zamówienia), czy narażenie klienta na kradzież tożsamości (w wyniku wycieku jego danych).
Innymi naruszeniami praw i wolności osób, których dane dotyczą mogą być:
ujawnienie danych mających wpływ na wizerunek osoby (np. informacji o wstydliwej chorobie pracownika),
narażenie osoby na negatywne opinie i komentarze (np. poprzez opublikowanie poufnej korespondencji),
uniemożliwienie osobie dochodzenia swoich praw i roszczeń (np. w sytuacji usunięcia zgłoszenia reklamacyjnego),
naruszenie konstytucyjnego prawa do poufności (np. poprzez ujawnienie informacji o zajęciu komorniczym).
Zgodnie z RODO przedsiębiorca powinien posiadać opracowane procedury przeprowadzania takiej analizy i postępowania z samym naruszeniem. W takich procedurach należy zawrzeć między innymi: osoby odpowiedzialne za podjęcie działań, lokalizacje zasobów (np. kopii zapasowych), działania jakie są niezbędne w przypadku naruszenia, zasady podstępowania personelu czy klasyfikację możliwych konsekwencji.
Jeśli w ramach analizy uznamy, że występuje ryzyko naruszenia praw i wolności musimy bez zbędnej zwłoki– jednak nie później niż w ciągu 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia poinformować o nim Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz osoby, których dane dotyczą. W przypadku przekroczenia tego terminu należy dodatkowo uzasadnić powód takiego opóźnienia.
Zgłoszenie naruszenia do Urzędu
Jeśli w ramach analizy naruszenia uznaliśmy, że może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą należy przejść do opracowania zgłoszenia do urzędu. Zgłoszenie dokonywane jest przy pomocy formularza urzędowego i może odbyć się na 4 sposoby:
Elektronicznie poprzez wypełnienie dedykowanego formularza dostępnego bezpośrednio na platformie biznes.gov.pl
Elektronicznie poprzez wysłanie wypełnionego formularza na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP: UODO/SkrytkaESP
Elektronicznie poprzez wysłanie wypełnionego formularza za pomocą pisma ogólnego dostępnego na platformie biznes.gov.pl,
Tradycyjną pocztą, wysyłając wypełniony formularz na adres Urzędu.
Pierwsza strona formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie: https://uodo.gov.pl/pl/134/233
W formularzu zgłoszeniowym podajemy między innymi nasze dane, dane Inspektora Ochrony Danych (jeśli został powołany), okoliczności samego naruszenia i możliwe konsekwencje. Na tej podstawie Urząd może podjąć dodatkowe kroki w celu wyjaśnienia zajścia i oceny, czy dołożyliśmy należytej staranności (w tym działania kontrolne).
W przypadku naruszenia praw i wolności administrator często podlega pokusie nieinformowania Urzędu o zaistniałem sytuacji. W końcu dlaczego mielibyśmy sami ściągać sobie na głowę kontrolę, która może nałożyć karę finansową? Takie przekonanie jest błędne i może prowadzić do dużo poważniejszych konsekwencji. Obowiązek zgłoszenia naruszenia wynika z art. 33 RODO, którego złamanie może prowadzić do nałożenia kary finansowej (do 20 mln euro). W sytuacji kiedy naruszenie objęło dużą grupę osób (np. użytkowników sklepu internetowego) możemy spodziewać się, że informacja o zdarzeniu dotrze do Urzędu z innego źródła (chociażby od osób, który dane dotyczą). Brak zgłoszenia dokonanego przez administratora jest wtedy poważną przesłanką do podjęcia czynności wyjaśniających lub kontrolnych.
Informowanie osób, których dane dotyczą
Równocześnie z opracowywaniem zgłoszenia dla Urzędy administrator danych powinien przystąpić do poinformowania osób, których dane dotyczą o naruszeniu ich danych osobowych. Taka informacja powinna być udostępniona bez zbędnej zwłoki, czyli najszybciej, jak będzie to możliwe i powinna zawierać co najmniej:
opis charakteru naruszenia w prostej i zrozumiałej formie,
imię i nazwisko Inspektora Ochrony Danych lub innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji,
możliwe konsekwencje naruszenia,
środki zastosowane lub proponowane przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych i minimalizacji jego negatywnych konsekwencji.
Celem takiego komunikatu jest umożliwienie osobie, której dane dotyczą podjęcie kroków w celu zabezpieczenia jej danych (np. zmiana haseł, zastrzeżenie dokumentów etc.). Jeśli chodzi o formę przesłania takiej informacji, to powinna być ona adekwatna do rodzaju posiadanych danych i komunikacji (najczęściej jest to wiadomość email, ale może to być również SMS, komunikat publiczny czy radiowy).
Przykład informacji o naruszeniu przesłanej przez jeden z dużych sklepów internetowych
Na koniec – wpis do rejestru i plan działania
Po przeprowadzeniu analizy, dokonania zgłoszenia do Urzędu i poinformowaniu osób, których dane dotyczą o naruszeniu pozostaje uzupełnienie Rejestru incydentów i naruszeń, który musi być prowadzony na podstawie art. 33 ust. 5 RODO, i który stanowi dowód podjętych działań (do rejestru wpisujemy również incydenty, które nie powodują wysokiego ryzyka naruszenia praw i wolności osób których dane dotyczą).
Wymienione powyżej działania to oczywiście nie wszystko – w zależności od rodzaju naruszenia należy wdrożyć odpowiedni plan naprawczy, który obejmie np. dodatkowe zabezpieczenia czy szkolenia. Działania te mogą być rozłożone w czasie, należy jednak je zaplanować i odpowiednio opisać.
Nie wiesz czy doszło u Ciebie do naruszeni? Skorzystaj z naszego wsparcia
Ocena naruszeń ochrony danych osobowych nie jest łatwa. To czy dane zdarzenie może prowadzić do naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą wymaga interdyscyplinarnej wiedzy z zakresu prawa, cyberbezpieczeństwa, informatyki i innych dziedzin. Jeśli nie wiesz, czy incydent w Twojej firmie wymaga podjęcia opisanych powyżej kroków – napisz do nas. Gwarantujemy pełną poufność i bezpłatne wstępne doradztwo celem przygotowania wyceny pełnej pomocy. Dzięki temu uzyskasz za darmo informację, jakie działania powinny zostać podjęte w związku z naruszeniem lub incydentem i jak najlepiej zabezpieczyć się przed dalszymi konsekwencjami niechcianego zdarzenia.
Regulamin sklepu internetowego 2020 – jak powinien wygląda aby pomóc w sprzedaży? W tym wpisie omawiamy najważniejsze zmiany prawne jakie czekają na Sprzedawców Stacjonarnych i Internetowych w 2020 r. Skupiamy się przede wszystkim na zmianach, które dotkną w roku 2020 regulamin sklepu internetowego, politykę prywatności i cookies. Omawiamy także inne aspekty prawne, które mogą byc ważne dla Sprzedawców w 2020 r. Koniecznie zapraszamy do lektury wszystkich Sprzedawców! Krótko piszemy także o naszych planach na 2020 r.
Jeżeli coś Twoim zdaniem pominęliśmy lub masz pytania dotyczące zmian, to napisz do nas w komentarzu – na pewno odpowiemy!
Regulamin sklepu internetowego od Prokonsumencki.pl – wspieramy sprzedawców już 10 lat
Nowy rok to także zmiany w Prokonsumencki.pl – w roku 2020 skupiamy się na jeszcze lepszym rozwoju naszych dotychczasowych usług wsparcia prawnego dla Sprzedawców oraz ruszamy z platformą szkoleniową dla Sprzedawców.
PAKIET STARTOWY dla Sprzedawców, którzy startują ze swoim sklepem internetowym i potrzebują pakiet regulaminu, polityki prywatności, RODO i innej dokumentacji do uruchomienia sklepu
PAKIET OPIEKI PRAWNEJ 365– dla Sprzedawców, którzy prowadzą już sklep internetowy i chcą mieć stałe wsparcie prawnika i zależy im na stałej kontroli swojego regulaminu i polityki prywatności
Będziemy Was informować na bieżąco o zmianach i zachęcamy do korzystania z naszych usług. Jest nam niezmiernie miło współpracować z taką liczną grupą Sprzedawców i będzie nam bardzo miło jeżeli dołączą do niej nowi Sprzedawcy! Przy tej okazji składamy życzenia Wszystkiego dobrego w Nowym Roku!
Regulamin sklepu internetowego 2020 – czy czekają nas rewolucyjne zmiany?
Na pytanie postawione w tytule można odpowiedzieć i tak i nie. Odpowiedź zależy od tego, czy kierujemy naszą sprzedaż wyłącznie do konsumentów (B2C), wyłącznie do przedsiębiorców (B2B), czy też do obu tych grup. W tym ostatnim wypadku istotne jest także jaki udział w naszej sprzedaży ma sprzedaż przedsiębiorcom (B2B).
Dlaczego to komu sprzedajemy ma takie znaczenie? Wszystko przez zmiany w przepisach, które wejdą w życie już 1 czerwca 2020 r. Zmiany dotyczą w skrócie rozciągnięcia niektórych praw konsumenta na osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą – podmioty te zyskają między innymi możliwość zwrotu towaru w terminie 14 dni (tak jak konsumenci) oraz możliwość powoływania się na klauzule niedozwolone.
Zmiana ta wymusi na pewno przegląd i aktualizację regulaminów, a także audyt strony internetowej pod kątem właściwej weryfikacji statusu klienta. Może się okazać, że po 1 czerwcu 2020 r. normą będzie odbieranie oświadczeń od klientów, w jakim charakterze dokonują u nas zakupów – przykładowo, czy jest to:
[ ] Zakup prywatny
[ ] Zakup na firmę (ma charakter zawodowy)
[ ] Zakup na firmę (nie ma charakteru zawodowego)
Ważne! Nasi Klienci posiadający aktywną opiekę otrzymają przed wejściem w życie zmian stosowną aktualizację tak aby właściwie dostosować się do zmian w prawie. Jeżeli nie jesteś jeszcze naszym Klientem, to zapraszamy do kontaktu.
Oczywiście to tylko zmiany, o których wiemy, że na pewno wejdą w życie 1 czerwca 2020 r. Bardzo możliwe, że już w trakcie roku dowiemy się o innych zmianach przepisów. Istotne mogą być takze orzeczenia sądów i decyzje Prezesa UOKiK, które mogą doprecyzować obowiązujące przepisy i wymusić na Sprzedawcach dodatkowe zmiany zarówno w regulaminie, jak i np. na stronie sklepu.
Aktualizacja z 31 marca 2020 r. – tarcza antykryzysowa przesuwa wejście powyższych zmian dotyczących poszerzenia ochrony konsumenckiej na 1 stycznia 2021 r.! Więcej informacji we wspomnianym wyżej artykule.
Nie bez znaczenia dla regulaminu sklepu internetowego mogą być także zmiany przepisów branżowych, które z pewnością będą miały miejsce w 2020 r.
Polityka prywatności i polityka cookies 2020 – jeszcze więcej obowiązków informacyjnych i dodatkowe narzędzia do zarządzania plikami cookies
W temacie RODO przez ostatnie 2 lata powiedziano już w zasadzie wszystko – przynajmniej tak się wszystkim wydaje. Prawda jest jednak taka, że najwięcej dowiemy się dopiero z kolejnych decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i późniejszych postępowań sądowych, w ramach których te decyzje będa kwestionowane (skutecznie lub mniej skutecznie). Informacje o kolejnych karach nakładanych przez Prezesa UODO pozwalają jednak mieć w zasadzie pewność, że na pewno będzie się dużo działo w tym temacie.
Na ten moment oznacza to, że w samej polityce prywatności sklepu internetowego nie zapowiadają sie obecnie zmiany, które wynikałyby ze zmiany przepisów prawa. Rozporządzenie RODO nadal obowiązuje i jak na ten moment nie ma informacji o planowanych zmianach. Tutaj jedynie należy odnotować, że nadal toczą się pracę nad drugim równie istotnym rozporządzeniem co RODO, a mianowicie tzw. rozporządzeniem e-Privacy (rozporządzenie w sprawie prywatności i łączności elektronicznej).
Nie możemy jednak zapominać, o zmianach które wymuszają na Sprzedawcach kolejne orzeczenia ETS, czy też innych organów odpowiedzialnych za ochronę danych. Tych z pewnością nie zabraknie w 2020 r. Tytułem przykładu warto wskazać dwie istotne sprawy, które miały miejsce w 2019 r., ale są nadal równie istotne w roku 2020 r.
Być może nie wszyscy już pamiętają fale pozwów za klauzule niedozwolne w regulaminach sklepów internetowych, które następnie były publikowane w rejestrze klauzul niedozwolonych prowadzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
Rejestr ten nadal istnieje i ma się „dobrze” – na dzień dzisiejszy jest w nim już 7748, a ostatni wpis jest z 14 grudnia 2019 r. Co prawda obecnie wpisy pojawiają się w nim głównie z uwagi na aktywność Prezesa UOKiK, co nie zmienia jednak faktu, że jest on nadal ważnym źródłem informacji o zapisach, których nie należy mieć w regulaminie sklepu internetowego. Informacja ta może być obecnie nawet ważniejsza z uwagi na zmiany, które wejdą w życia 1 czerwca 2020 r. – jednoosobowe firmy zyskają m.in. prawo powoływania się na klauzule niedozwolone.
Powyżej przedstawiliśmy najważniejsze zmiany lub możliwe zmiany, które dotyczą regulaminu sklepu internetowego, polityki prywatności lub cookies w roku 2020 r. Poniżej przedstawiamy inne wybrane przez nas aspekty prawne, które mogą byc ważne dla Sprzedawców w 2020 r.
Paragon z NIP nabywcy
Od 1 stycznia 2020 r. wystawienie faktury dokumentującej sprzedaż dla podatnika VAT, która uprzednio była zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej, będzie uzależniona od zamieszczenia na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy. Oznacza to, że nie będzie już możliwości wystawienia faktury do paragonu wystawionego wcześniej bez numeru NIP nabywcy. Wynika to z treści poniższego przepisu – art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54, poz. 535, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.):
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Zachęcamy do szerokiego informowania klientów o tej zmianie aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień – zmiana dotyczy wszystkich sprzedaców – i stacjornanych i internetowych. W obu przypadkach można zamieścić przykładową poniższą informację odpowiednio w widocznym miejscu w sklepie stacjonarnym (np. przy kasie) oraz na stronie sklepu internetowego (np. podczas ścieżki zakupowej).
Ważne! Pamiętaj o podaniu NIP, w przypadku chęci otrzymania faktury
Uprzejmie informujemy, że od 1 stycznia 2020 r. wystawienie faktury z numerem NIP nabywcy na podstawie paragonu jest możliwe tylko dla paragonów zawierających prawidłowy numer NIP nabywcy, tj. numer za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Podstawa prawna: art. 106b ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54, poz. 535, t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.)
Dodatkowo zalecamy uczulić pracowników aby jeżeli to możliwe dopytywali o tę kwestię klientów jeszcze przed wystawieniem paragonu (dotyczy sprzedaży stacjonarnej, ale także mailowej i telefonicznej).
Mikrorachunek podatkowy
Od 2020 r. wszyscy podatnicy i płatnicy podatku PIT, CIT, VAT mają obowiązek posługiwać się indywidualnym rachunkiem podatkowym służącym tylko i wyłącznie do wpłat podatku (takie rachunki podatnicy posiadają już w ZUS). Generator mikrorachunku dostępny jest tutaj: https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego/
BDO 2020 (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami)
Jeżeli prowadzisz sklep internetowy lub stacjonarny, najprawdopodobniej dotyczy Cię ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (dalej: Ustawa). Nakłada ona szereg obowiązków na przedsiębiorców, którzy prowadzą m.in. sprzedaż, import lub produkcję opakowań oraz produktów w opakowaniach.
Aktualne informacje znajdziesz również tutaj: https://bdo.mos.gov.pl/ – pod tym adresem możesz także dokonać zgłoszenia.
Opłaty recyklingowe za torby foliowe (reklamówki)
1 września 2019 r. weszła w życie nowalizacja ustawy o gospodarowaniu opakowaniami, która objęła także tzw. grube torby foliowe, które dotychczas były zwolnione z opłat. Przedsiębiorca prowadzący jednostkę handlu detalicznego lub hurtowego, w której są oferowane torby na zakupy z tworzywa sztucznego przeznaczone do pakowania produktów oferowanych w tej jednostce, jest obowiązany pobrać opłatę recyklingową od nabywającego torbę na zakupy z tworzywa sztucznego. Opłaty recyklingowej nie pobiera się od nabywającego bardzo lekką torbę na zakupy z tworzywa sztucznego.
Bardzo lekkie torby na zakupy to torby z tworzywa sztucznego o grubości materiału poniżej 15 mikrometrów, które są wymagane ze względów higienicznych lub oferowane jako podstawowe opakowanie żywności luzem, gdy pomaga to w zapobieganiu marnowaniu żywności,
Od 1 stycznia 2020 r. opłaty trzeba będzie wnosić ją kwartalnie, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym została pobrana. Opłatę za 2019 rok należy wpłacić zgodnie ze starymi przepisami do dnia 15 marca 2020 r.
Dodatkowym obowiązkiem Sprzedawców w tym zakresie jest obowiązkowe prowadzenie ewidencji nabytych i wydanych toreb, które to ewidencje należy przechowywać przez okres 5 lat.
Pamiętaj, że jeżeli jesteś zobowiązany do uiszczenia opłaty recyklingowej i prowadzenia ewidencji nabytych i wydanych toreb, to podlegasz także obowiązkowemu wpisowi do rejestru BDO, o którym pisaliśmy wyżej.
Ten skrót powinien być już znany wszystkim Sprzedawcom prowadzącym działalność gospodarczą w formie spółek:
jawnych,
komandytowych,
komandytowo-akcyjnych,
z ograniczoną odpowiedzialnością;
prostych spółek akcyjnych (od 1 marca 2020 r.)
akcyjnych, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 623).
Beneficjentem rzeczywistym jest osoba lub osoby fizyczne:
sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę, lub
w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.
Szerzej o osobach zobowiązanych do wpisu dowiesz się tutaj: https://www.gov.pl/web/finanse/centralny-rejestr-beneficjentow-rzeczywistych oraz https://www.gov.pl/web/finanse/zgloszenie-informacji-o-beneficjentach
Zgłoszenie do CRBR składa się bezpłatnie w formie elektronicznej na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/crbr/
Ważne terminy na dokonanie zgłoszenia:
Spółki, które zostały wpisane do KRS przed dniem wejścia w życie przepisów dotyczących Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (13 października 2019 r.), mają obowiązek zgłosić informacje o beneficjentach rzeczywistych do 13 kwietnia 2020 r.
Podmioty, które zostały wpisane do KRS po 13 października 2019 r., mają obowiązek zgłosić dane beneficjenta rzeczywistego nie później niż w terminie 7. dni od dnia wpisu do KRS.
Biała lista podatników – ważne dla przelewów powyżej 15.000 zł brutto
Od 1 stycznia 2020 r. zapłata za pośrednictwem konta bankowego musi być dokonana na konto znajdujące się w wykazie udostępnionym przez szefa KAS. Dotyczy to zapłaty za transakcje na kwoty wyższe niż 15.000,00 brutto. Brak spełnienia tego warunku powoduje brak możliwości zaliczenia tego wydatku w koszty uzyskania przychodu.
Tutaj znajdziesz link do wyszukiwarki kont bankowych (proszę też sprawdzić swoje konta): https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Podsumowanie zmian 2020
Jak widać w roku 2020 r. czekają nas spore zmiany prawne – będą one dotyczyły nie tylko zmian w regulaminie sklepu internetowego (szczególnie istotnych dla sprzedawców B2B), ale także szeregu innych zmian istotnych dla prowadzonej działalności. Będziemy na bieżąco obserwować zmiany i trzymać rękę na pulsie.
Tworzymy zespół doświadczonych prawników specjalizujących się w kwestiach prawnych związanych z prowadzeniem sklepu internetowego.
Pomagamy sprzedawcom sprawdzając i pisząc dla nich bezpieczny regulamin sklepu internetowego. Przeprowadzamy audyty stron sklepu pod kątem obowiązków informacyjnych oraz zapewniamy wsparcie przy reklamacjach i zwrotach.
Absolutnie konieczni dla spokoju na zapleczu sklepu internetowego. Szybkie i konkretne odpowiedzi, od razu z podstawą prawną. Jeśli Allegro rozzuchwaliło polskich konsumentów, to Prokonsumencki uczciwie wyrównuje szanse sklepu, który nie ma złych intencji, a ponosi tylko koszty darmowych testów.
