Dużą popularnością cieszą się wszelkiej maści serwisy internetowe o charakterze ogłoszeniowym. Zazwyczaj są to miejsca, gdzie użytkownicy z jednej strony zamieszczają np. oferty sprzedaży konkretnych przedmiotów albo świadczenia usług, a pozostali oferty ich kupna. Serwis taki może jednak być poświęcony także nieruchomościom, ogłoszeniom o pracę czy innym, bardziej specyficznym branżom. Serwis ogłoszeniowy jest zatem dedykowanym serwisem internetowym, w którym znajdzie się wiele funkcjonalności. W takim serwisie nie obejdzie się jednak bez odpowiednio dopasowanych pod kątem prawnym dokumentów. Regulamin i polityka prywatności dla serwisu ogłoszeniowego, co powinno się w nich znaleźć?
Odpowiedzialność właściciela oraz zawieranie umów w serwisie
W regulaminie serwisu internetowego przede wszystkim należy uregulować kwestie odpowiedzialności jej właściciela, tak aby nie budziło to żadnych wątpliwości. Zasadniczo serwis ogłoszeniowy nie będzie umożliwiać zawarcia bezpośrednio za jego pomocą umowy sprzedaży, świadczenia usług czy zlecenia – w zależności od tematyki i charakteru danego serwisu. Właściciel serwisu internetowego powinien wyjaśnić zatem osobom go odwiedzającym, na czym on polega.
Właściciel serwisu pełnić będzie zatem rolę pośrednika, który wyłącznie udostępnia swoim usługobiorcom (ogłoszeniodawcom i tym, do których ogłoszenia te są kierowane) możliwość znalezienia potencjalnych kontrahentów, pracowników czy zleceniobiorców. Ważne jest zatem, aby tę specyficzną funkcję właściciela serwisu ująć odpowiednio w zapisach samego regulaminu. Należy zastrzec wyraźnie, że za pośrednictwem serwisu nie dochodzi do zawarcia umowy, a sam właściciel serwisu nie jest tutaj stroną. Udostępnia on wyłącznie narzędzia i środki techniczne pozwalające na skojarzenie ze sobą potencjalnych stron przyszłej umowy.
Dlatego w regulaminie wskazane jest zastrzeżenie, że wszelkie ewentualne cenniki, reklamy i opisy produktów lub usług widniejące w ogłoszeniach, które opublikowano w serwisie internetowym, mają charakter informacyjny i nie mogą być traktowane jako oferta (w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego). Tym samym przedsiębiorca prowadzący serwis zabezpiecza swoje interesy. Zawarcie np. umowy sprzedaży czy świadczenia usług będzie możliwe przez usługobiorców jedynie poza serwisem, w co jej właściciel już nie ingeruje.
Oczywiście, wszelkie tego typu zapisy nie będą skuteczne, a stanowić będą klauzule niedozwolone, jeżeli nastąpi istotna rozbieżność między tym, co twierdzi regulamin, a prawdziwymi funkcjami serwisu internetowego.
Serwis ogłoszeniowy będzie pozwalał jednak na zawarcie umów o świadczenie usług elektronicznych, których stroną – usługodawcą – będzie rzecz jasna właściciel serwisu. Wynika to z możliwości wprowadzenia w serwisie niektórych usług elektronicznych, takich jak konto użytkownika czy newsletter. Właściciel serwisu powinien wówczas informować o zasadach zgłaszania reklamacji na te usługi. A jeżeli usługi te dostępne są dla konsumentów i mają charakter odpłatny, to kluczowe będzie również spełnienie obowiązku informacyjnego co do pozasądowych sposobów dochodzenia roszczeń oraz konsumenckim prawie odstąpienia od umowy.
Usługi elektroniczne świadczone przez właściciela serwisu, jak wspomniano wyżej, mogą być odpłatne. Dotyczy to zwłaszcza konta w serwisie, które zazwyczaj za odpowiednimi opłatami może dawać usługobiorcy dodatkowe funkcjonalności, zwłaszcza opcję promowania czy wyróżniania ogłoszeń. Wszelkie takie odpłatne umowy zawierane z usługodawcą powinny być wskazane i uregulowane w samym regulaminie. W szczególności warto zawrzeć informacje o sposobach i terminach płatności, a także terminie wykonania odpłatnych usług, aby nie tworzyć następnie niedomówień mogących prowadzić do konfliktów z usługobiorcami. W interesie usługodawcy będzie w tej sytuacji zamieszczenie przed zakupem płatnej usługi elektronicznej (takiej jak odpłatne wyróżnienie ogłoszenia) także właściwego checkboxa, który usługobiorca będący konsumentem będzie musiał zaznaczyć, aby rozpocząć świadczenie usługi przed upływem 14-dniowego terminu do odstąpienia od umowy. Konieczne będzie wówczas pouczenie o tym, że zgoda ta i wcześniejsze rozpoczęcie świadczenia usługi pozbawia możliwości ustawowego odstąpienia od umowy bez podawania przyczyn i ponoszenia kosztów.
Zasady korzystania z usług elektronicznych
Każdy serwis internetowy może zawierać wiele mniej lub bardziej złożonych usług elektronicznych. Usługi te powinny być odpowiednio opisane w samym regulaminie serwisu. Usługa elektroniczna to zasadniczo każda funkcjonalność serwisu internetowego, która wiąże się z pewną interaktywnością czy koniecznością podawania danych i dokonywania jakichś działań przez osobę odwiedzającą stronę. W przypadku usług elektronicznych takich jak newsletter czy konto użytkownika, o których wspomnieliśmy wcześniej, można w dodatku mówić o zawarciu umowy między usługobiorcą a usługodawcą o świadczenie usługi o charakterze ciągłym W takiej sytuacji oczywiście powinny w regulaminie znaleźć się informacje o możliwości i sposobach rezygnacji z usługi.
W regulaminie serwisu nie może zabraknąć informacji o tym, czy dane usługi są odpłatne, czy też nieodpłatne, na jakich zasadach odbywa się korzystanie z nich, podawania jakich danych wymaga określona usługa oraz czy ma ona charakter jednorazowy, czy też ma charakter ciągły.
Usługami elektronicznymi, które najczęściej spotykamy w serwisie ogłoszeniowym, są zwykle formularze pozwalające dodawać swoje ogłoszenia, często bez konieczności zakładania konta w serwisie. Usługa ta wymaga podania przez usługobiorcę określonych danych osobowych czy treści tekstowych oraz naciśnięciu odpowiedniego pola akcji. Ma ona też zasadniczo charakter jednorazowy, a zatem trwa, dopóki usługobiorca nie zrezygnuje (np. poprzez opuszczenie serwisu internetowego) albo nie zakończy korzystania z niej (poprzez wysłanie formularza i tym samym dodania odpowiedniej treści na stronie serwisu).
W przypadku takich usług elektronicznych, które wymagają podania swoich danych osobowych w określonym celu, niezbędne będzie umieszczenie odpowiednich checkboxów, które osoba korzystająca z usługi obowiązana będzie zaznaczyć. Formularz dodania ogłoszenia wymagać będzie na pewno oświadczenia o zapoznaniu się z polityką prywatności oraz zgodą na postanowienia regulaminu serwisu. Podobne wymogi spełnić będzie musiał formularz rejestracji konta, jeżeli oczywiście serwis przewidywać będzie możliwość zakładania konta z dodatkowymi funkcjonalnościami.
Inną jednorazową usługą, która znajdzie się w każdym tego rodzaju serwisie, jest wyszukiwarka, która polega na odnalezieniu i przeglądaniu dostępnych ofert, jakie zamieścili wcześniej pozostali usługobiorcy.
Obowiązkiem usługodawcy będzie także informowanie w regulaminie o ewentualnych zagrożeniach i niebezpieczeństwach, jakie wiązać się mogą z korzystaniem z usług elektronicznych w jego serwisie internetowym.
Każda usługa elektroniczna serwisu powinna zostać w regulaminie wymieniona oraz opisana – zgodnie z wyżej przedstawionymi wskazówkami.
Pouczenia i zastrzeżenia prawne
Dla serwisu internetowego najważniejszym punktem regulaminu będą warunki zamieszczania w nim ogłoszeń. Jest to szczególnie ważne ze względu na możliwość publikowania treści niepozostających pod kontrolą usługodawcy, które mogą naruszać cudze prawa czy po prostu być nieprawdziwe. Już z tego powodu usługodawca powinien pomyśleć o wdrożeniu odpowiednich automatycznych środków filtrowania treści czy też manualnej moderacji przez wyznaczone osoby.
W regulaminie serwisu ogłoszeniowego powinny zatem znaleźć się liczne pouczenia co do treści, jakich nie wolno zamieszczać na jego łamach. Ogłoszenia muszą być oczywiście zgodne z rzeczywistością i niewprowadzające w błąd co do przedmiotu i warunków ogłoszenia. Dobrze jest w tym miejscu upomnieć także usługobiorców, w ślad za obowiązkiem płynącym z przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną, że zabronione jest dostarczanie przez nich treści o charakterze bezprawnym czy mogących zakłócać prawidłowe działanie serwisu. Dotyczy to w szczególności wszelkich miejsc w serwisie, gdzie możliwe jest wpisywanie jakichś danych i treści tekstowych. Korzystanie z serwisu powinno także odbywać się z poszanowaniem ogólnych przepisów prawa, a w szczególności dóbr osobistych osób trzecich, ochrony danych osobowych oraz praw własności intelektualnej. Są to kwestie pozornie oczywiste, jednak na właścicielu serwisu, jako usługodawcy, ciąży obowiązek spełnienia tych obowiązków informacyjnych i pouczenia swoich usługobiorców o tych zasadach.
Usługodawca powinien w tym celu dołączyć do regulaminu odpowiedni załącznik, który będzie w miarę precyzyjnie i wyczerpująco wymieniał przedmioty i usługi, które nie mogą stanowić przedmiotu ogłoszenia w ramach serwisu internetowego albo w stosunku do których wprowadza on stosowne ograniczenia.
Regulamin nie powinien także pomijać kwestii technicznych. Należy wskazać, jakie wymagania powinna spełniać osoba odwiedzająca serwis, aby korzystać z niego w sposób prawidłowy i w pełni funkcjonalny.
Serwis internetowy zawierać może z pewnością wiele treści i elementów graficznych, które stanowią własność intelektualną, szczególnie jego usługobiorców, które zamieszczają różne materiały w swoich ogłoszeniach. Odpowiednio opracowane materiały tekstowe i marketingowe, ale też różne wzory czy znaki towarowe, które zostaną zamieszczone na stronie, będą chronione prawem autorskim oraz przemysłowym. W takiej sytuacji również o tym należy wspomnieć w regulaminie, aby uniknąć wszelkich wątpliwości co do charakteru tych treści oraz zakazu ich rozpowszechniania i korzystania z nich poza serwisem internetowym, bez zgody uprawnionych podmiotów.
W razie jakichkolwiek problemów czy pytań dotyczących serwisu usługobiorcy powinni mieć możliwość skontaktowania się z właścicielem strony. Dlatego nie bez znaczenia jest, aby regulamin zawierał w szczególności dane identyfikacyjne właściciela serwisu oraz dane kontaktowe takie jak adres poczty elektronicznej, numer telefonu czy adres do doręczeń pocztą tradycyjną.
Dane osobowe w serwisie internetowym
Regulamin i polityka prywatności idą ze sobą w parze, ale skoro regulamin za nami to teraz poruszmy drugą kwestię. W końcu dochodzimy do ostatniej kwestii, którą należy uregulować, gdy sporządza się dokumenty dla każdego serwisu internetowego. W świetle rozporządzenia RODO przejrzystość w zakresie przetwarzania danych osobowych nabrała jeszcze większego znaczenia niż dawniej. Dlatego właśnie każdy serwis internetowy, nawet jeżeli nie udostępnia swoim użytkownikom wielu podstron czy formularzy, w których mogą podawać swoje dane osobowe, powinien posiadać dostosowaną politykę prywatności.
Polityka prywatności spełnia obowiązki informacyjne, jakie ciążą na administratorze danych osobowych, którym będzie w większości przypadków sam właściciel serwisu i usługodawca. Powinna ona precyzować, kto jest administratorem danych gromadzonych w ramach serwisu internetowego oraz jak nawiązać z nim kontakt. Jeżeli dana firma wyznaczyła inspektora ochrony danych osobowych, to również jego dane identyfikacyjne muszą znaleźć się w regulaminie.
Ponadto nie może zabraknąć informacji o sposobie przetwarzania danych osobowych usługobiorców. Każda polityka prywatności powinna precyzować:
- Cele, dla których gromadzi się dane osobowe w ramach strony;
- Podstawę prawną celu przetwarzania danych;
- Zakres danych, czyli jakiego typu dane są w określonym celu gromadzone;
- Okres przetwarzania, czyli przez jaki czas określone dane będą w tym celu przetwarzane.
Są to podstawowe informacje, na jakie należy zwrócić uwagę, tworząc politykę prywatności serwisu internetowego. Poza tym należy pouczyć osoby, których dane dotyczą, o ich prawach (w szczególności do sprostowania i zmiany danych, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz sprzeciwu).
W polityce prywatności powinny się znaleźć informacje o wszelkich wykorzystywanych metodach analitycznych (takich jak narzędzie Google Analytics albo Facebook Pixel) oraz o profilowaniu i remarketingu, jeżeli są przez administratora w serwisie stosowane. Usługobiorcy powinni być świadomi, jakie narzędzia i dlaczego stosuje się do śledzenia ich aktywności w ramach serwisu internetowego.
Polityka prywatności jest również dobrym miejscem na spełnienie obowiązku informacyjnego dotyczącego plików cookies. W zasadzie każdy serwis internetowy z tego rodzaju plików korzysta, aby zapamiętywać preferencje użytkowników co do wyglądu serwisu, podawane przez nich dane (np. logowania do konta) czy ostatnio dodane produkty do koszyka (gdy serwis posiada funkcję sklepu). Jako że nie ma możliwości wyłączenia używania plików cookies domyślnie dla każdego użytkownika, serwis internetowy powinien informować osoby odwiedzające stronę, najlepiej poprzez widoczny komunikat na stronie głównej, o korzystaniu z plików cookies. Komunikat taki zawierać może odnośnik do polityki prywatności, w której z kolei zagadnienie zostanie omówione szerzej. Powinno znaleźć się tam pouczenie o możliwości ręcznego wyłączenia oraz usunięcia plików cookies przez każdego użytkownika z perspektywy jego przeglądarki internetowej.
Dlaczego warto zainwestować w regulamin i polityka prywatności serwisu ogłoszeniowego?
Regulamin serwisu internetowego powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym oraz Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W przypadku serwisu ogłoszeniowego, który w większości przypadków będzie skierowany do konsumentów, najważniejsze będzie jednak przestrzeganie obowiązków wynikających z Ustawy o prawach konsumenta. Polityka prywatności wiąże się natomiast z uwzględnieniem wielu wymogów, jakie nakłada na administratora danych osobowych rozporządzenie RODO.
Jak zatem widać, regulamin i polityka prywatności to złożona dokumentacja prawna. Właściciel serwisu, nie znając dobrze prawa, może więc napotkać na swej drodze sporo przeszkód.
Chociaż kuszące jest skopiowanie jednego z dostępnych w sieci wzorów regulaminów, ich jakość zazwyczaj pozostawia wiele do życzenia, a poza tym nie ma pewności, że nie naruszamy wtedy czyichś praw własności intelektualnej. Dlatego lepiej nie ryzykować i zwrócić się z tym problemem do prawnika. Profesjonalny regulamin i polityka prywatności to coś więcej niż działalność zgodna z prawem – jego wysoki poziom merytoryczny oraz przejrzystość budują wiarygodność serwisu ogłoszeniowego. Odpowiednio zredagowany przez prawnika regulamin i polityka prywatności zapewni pozytywny odbiór serwisu oraz będzie dobrze prezentować się na jego stronie.
