Sprzedawcy internetowi często pytają nas czy warto posiadać Ogólne Warunki Sprzedaży, czy też jest to niepotrzebna formalność. W tym artykule wyjaśnimy, co tak naprawdę stanowi dokument określany w skrócie OWS i dlaczego jest on przydatny przy sprzedaży na odległość.
Czym są Ogólne Warunki Sprzedaży
Ogólne Warunki Sprzedaży to popularna nazwa dokumentu określającego szczegóły umowy sprzedaży na odległość w sytuacji, kiedy klient nie ma możliwości zaznaczenia checkboxa ze zgodą na regulamin, a więc poza sklepem internetowym. Najczęściej chodzi o sprzedaż telefoniczną lub za pomocą wymiany wiadomości email. Jeżeli transakcja dochodzi do skutku, OWS wchodzą w skład umowy razem w uzgodnionymi przez strony podstawowymi elementami, takimi jak towar, cena i sposób dostawy. Ogólne Warunki Sprzedaży stanowią więc odpowiednik regulaminu w sklepie internetowym.
Dlaczego sprzedawca internetowy powinien posiadać taki dokument
Podstawowym powodem, dla którego warto dysponować Ogólnymi Warunkami Sprzedaży są wymogi prawne. Zgodnie z art. 12 ust 1 ustawy o prawach konsumenta:
„Najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta w sposób jasny i zrozumiały o:
1) głównych cechach świadczenia z uwzględnieniem przedmiotu świadczenia oraz sposobu porozumiewania się z konsumentem;
2) swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany;
3) adresie przedsiębiorstwa, adresie poczty elektronicznej oraz numerach telefonu lub faksu jeżeli są dostępne, pod którymi konsument może szybko i efektywnie kontaktować się z przedsiębiorcą;
4) adresie, pod którym konsument może składać reklamacje, jeżeli jest inny niż adres, o którym mowa w pkt 3;
5) łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie wraz z podatkami, a gdy charakter przedmiotu świadczenia nie pozwala, rozsądnie oceniając, na wcześniejsze obliczenie ich wysokości – sposobie, w jaki będą one obliczane, a także opłatach za transport, dostarczenie, usługi pocztowe oraz innych kosztach, a gdy nie można ustalić wysokości tych opłat – o obowiązku ich uiszczenia; w razie zawarcia umowy na czas nieoznaczony lub umowy obejmującej prenumeratę przedsiębiorca ma obowiązek podania łącznej ceny lub wynagrodzenia obejmującego wszystkie płatności za okres rozliczeniowy, a gdy umowa przewiduje stałą stawkę – także łącznych miesięcznych płatności;
6) kosztach korzystania ze środka porozumiewania się na odległość w celu zawarcia umowy, w przypadku gdy są wyższe niż stosowane zwykle za korzystanie z tego środka porozumiewania się;
7) sposobie i terminie zapłaty;
8) sposobie i terminie spełnienia świadczenia przez przedsiębiorcę oraz stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji;
9) sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy na podstawie art. 27, a także wzorze formularza odstąpienia od umowy, zawartym w załączniku nr 2 do ustawy;
10) kosztach zwrotu rzeczy w przypadku odstąpienia od umowy, które ponosi konsument; w odniesieniu do umów zawieranych na odległość – kosztach zwrotu rzeczy, jeżeli ze względu na swój charakter rzeczy te nie mogą zostać w zwykłym trybie odesłane pocztą;
11) obowiązku zapłaty przez konsumenta poniesionych przez przedsiębiorcę uzasadnionych kosztów zgodnie z art. 35, jeżeli konsument odstąpi od umowy po zgłoszeniu żądania zgodnie z art. 15 ust. 3 i art. 21 ust. 2;
12) braku prawa odstąpienia od umowy na podstawie art. 38 lub okolicznościach, w których konsument traci prawo odstąpienia od umowy;
13) obowiązku przedsiębiorcy dostarczenia rzeczy bez wad;
14) istnieniu i treści gwarancji i usług posprzedażnych oraz sposobie ich realizacji;
15) kodeksie dobrych praktyk, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 23 sierpnia 2007 r. o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym oraz sposobie zapoznania się z nim;
16) czasie trwania umowy lub o sposobie i przesłankach wypowiedzenia umowy – jeżeli umowa jest zawarta na czas nieoznaczony lub jeżeli ma ulegać automatycznemu przedłużeniu;
17) minimalnym czasie trwania zobowiązań konsumenta wynikających z umowy;
18) wysokości i sposobie złożenia kaucji lub udzielenia innych gwarancji finansowych, które konsument jest zobowiązany spełnić na żądanie przedsiębiorcy;
19) funkcjonalności treści cyfrowych oraz technicznych środkach ich ochrony;
20) mających znaczenie interoperacyjnościach treści cyfrowych ze sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, o których przedsiębiorca wie lub powinien wiedzieć;
21) możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasadach dostępu do tych procedur.”
Są to dokładnie takie same obowiązki informacyjne, jakie dotyczą właściciela sklepu internetowego. Niestety przy sprzedaży poprzez uzgodnienia mailowe lub przez telefon nie da się spełnić tego obowiązku poprzez wymóg zaznaczenia odpowiedniego checkboxa. Dlatego właśnie należy posiadać taki dokument jak Ogólne Warunki Sprzedaży, w którym, podobnie jak w regulaminie sklepu można zawrzeć wszystkie powyższe informacje, bez konieczności wypisywania ich w mailu lub odczytywania w trakcie rozmowy telefonicznej.
Ogólne Warunki Sprzedaży warto posiadać również z innego powodu: sprzedawca może zawrzeć w nich korzystne dla siebie postanowienia. Jest wiele kwestii, które strony umowy sprzedaży mogą uregulować inaczej niż wskazuje ustawa. Nawet w przypadku konsumentów można np. skrócić okres rękojmi w stosunku do sprzedanych używanych rzeczy ruchomych w 2 lat do jednego roku. W przypadku transakcji między przedsiębiorcami sprzedawca ma o wiele więcej możliwości: wyłączenie rękojmi, przyznanie sobie prawa odstąpienia od umowy, kary umowne, ograniczenie odpowiedzialności za szkodę, ustalenie w razie sporu jako właściwego sądu miejsca siedziby sprzedawcy – to tylko niektóre przykłady. Są to kwestie, które mogą mieć bardzo poważne konsekwencje dla obu stron w ramach ewentualnego sporu. Warto więc skorzystać z instrumentu narzuconego prawem w stosunku do konsumentów, aby zawrzeć w nim dodatkowo postanowienia korzystne dla sprzedawcy na dłuższą metę.
W jaki sposób zastosować Ogólne Warunki Sprzedaży
Aby dokument wszedł w skład umowy powinien być zaakceptowany przez drugą stronę. W przypadku sprzedaży poprzez uzgodnienia mailowe, Ogólne Warunki Sprzedaży, najlepiej w formie PDF, powinny znaleźć się w załączniku do maila przedstawiającego ostateczną ofertę, którą kupujący może zaakceptować. W przypadku sprzedaży telefonicznej, najlepszym rozwiązaniem jest wysłanie po rozmowie telefonicznej wiadomości mailowej potwierdzającej szczegóły transakcji i również załączenie do tej wiadomości Ogólnych Warunków Sprzedaży wraz z prośbą o zwrotną wiadomość potwierdzającą. Będzie to jednocześnie dowód na treść zawartej umowy jak i na spełnienie obowiązków informacyjnych w przypadku sprzedaży konsumenckiej.
Podsumowanie
Ogólne Warunki Sprzedaży są dokumentem praktycznie niezbędnym w przypadku sprzedaży konsumenckiej. Jednak zarówno przy sprzedaży konsumentom, jak i przedsiębiorcom, są również dokumentem bardzo przydatnym. Sprzedawca może nie tylko zabezpieczyć się przed zarzutem nieudzielenia pełnej informacji konsumentowi, ale jednocześnie zawrzeć w tym dokumencie postanowienia umowne, które wzmocnią jego pozycję wobec kontrahenta. Dlatego zalecamy posiadanie Ogólnych Warunków Sprzedaży i korzystanie z nich w przypadku sprzedaży na odległość. W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych w formułowaniem takiego dokumentu zapraszamy do kontaktu – na pewno będziemy w stanie Państwu pomóc.
