Obowiązkowe checkboxy ze zgodami klientów stanowią ważny element sklepu internetowego. To dzięki nim możesz jako sprzedawca odebrać zgodę klienta o określone działania, na które jest wymagana zgoda. Dzięki zapisaniu zgody w systemie informatycznym sklepu, uzyskujesz również w łatwy sposób dowód, że klient zaakceptował warunki regulaminu lub zapoznał się w określonymi dokumentami i zasadami. Wraz z rozpoczęciem stosowania rozporządzenia RODO, zmiany nastąpiły również w sposobie formułowania komunikatów i zgód w checkboxach, a także w ich rodzajach. W artykule opisujemy w jaki sposób należy formułować obowiązkowe checkboxy, aby były zgodne z nowymi przepisami, a także zasady odbierania zgód od klientów.
Jakie obowiązkowe checkboxy są obowiązkowe w każdym sklepie
Jednym z najważniejszych checkboxów w każdym sklepie internetowym jest checkbox ze zgodą na regulamin. Ten checkbox nie jest wymagany przez rozporządzenie RODO – obowiązek jego posiadania wynika z ustawy o prawach konsumenta oraz z przepisów kodeksu cywilnego. Ustawa o prawach konsumenta wymaga, aby sprzedawca podał konsumentowi szereg informacji przez zawarciem z nim umowy. Sprzedawca powinien poinformować konsumenta m.in. o :
- swoich danych takich jak nazwa firmy, organ który zarejestrował firmę, numerze REGON, NIP lub KRS, dane kontaktowe – adres prowadzenia działalności i do doręczeń, adres e-mail, numer telefonu;
- adresie do składania reklamacji;
- sposobie i terminie płatności;
- sposobie oraz terminie dostarczenia towaru;
- możliwości odstąpienia od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia otrzymania towaru;
- obowiązku dostarczenia towaru bez wad;
- możliwości złożenia reklamacji z tytułu rękojmi w przypadku wadliwości towaru oraz procedurze reklamacyjnej stosowanej przez sprzedawcę.
Regulamin zawierający te wszystkie informacje, stanowi wzorzec umowny. Zgodnie z kodeksem cywilnym, taki wzorzec umowny powinien być przez stronę umowy, która go przygotowała udostępniony drugiej stronie, jeszcze przed zawarciem umowy. Wówczas wchodzi on w skład zawartej umowy. Również tę funkcję spełnia umieszczony w odpowiednim miejscu checkbox.
Checkbox ze zgodą na regulamin powinien zawierać oświadczenie klienta, że zapoznał się on z regulaminem oraz że akceptuje postanowienia regulaminu. W treści checkboxa powinien znajdować aktywny odnośnik (link) do regulaminu na stronie sklepu. Checkbox nie powinien być domyślnie zaznaczony – klient powinien wyrazić zgodę w aktywny sposób, a więc właśnie poprzez zaznaczenie checkboxa. Ta zasada dotyczy wszystkich checkboxów, jakie znajdują się w sklepie – niezależnie od tego, czy ich zaznaczenie jest wymagane, aby dokonać w sklepie jakichś działań, czy też są one fakultatywne. Jeżeli chodzi o miejsca w sklepie, w jakich powinien znajdować się ten checkbox, jest on wymagany w przypadku składania zamówienia i zakładania konta. Powinien on znajdować się zatem na dowolnym etapie formularza zamówienia lub rejestracji, ale przed przyciskiem potwierdzającym złożenie zamówienia lub założenie konta. W przypadku checkboxa ze zgodą na regulamin, powinien on być obowiązkowy – jego zaznaczenie powinno zatem z technicznego punktu widzenia konieczne do założenia konta lub złożenia zamówienia.
Kolejnym checkboxem, który jest wymagany w każdym sklepie internetowym jest checkbox potwierdzający zapoznanie się z polityką prywatności. Ten checkbox jest wypełnieniem obowiązków informacyjnych stanowionych przez rozporządzenie RODO. Z punktu widzenia rozporządzenia RODO w zdecydowanej większości przypadków sprzedawca będzie administratorem zbieranych przez siebie danych osobowych klientów. Rozporządzenie RODO w art. 13 nakłada na administratora obowiązek poinformowania użytkownika strony sklepu o kwestiach takich jak:
- dane administratora – nazwa firmy, imię i nazwisko administratora (w przypadku firm jednoosobowych), dane kontaktowe np. adres miejsca prowadzenia działalności/siedziby, adres e-mail;
- jeżeli administrator wyznaczył inspektora ochrony danych – dane kontaktowe tej osoby;
- cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych;
- kategorie odbiorców danych osobowych – jeżeli administrator przekazuje dane klientów jakimś podmiotom zewnętrznym (np. firmy kurierskie);
- przekazywanie danych osobowych klientów do państwa będącego poza Europejskim Obszarem Gospodarczym – EOG (czyli państwami członkowskimi Unii Europejskiej oraz Norwegią, Islandią i Liechtensteinem) lub organizacji międzynarodowej mającej siedzibę poza EOG;
- konkretny okres przechowywania określonych danych osobowych lub kryteria ustalenia takiego okresu;
- prawo żądania przez osobę, której dane dotyczą dostępu do jej danych oraz do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania jej danych;
- prawo do cofnięcia wcześniej wyrażonej zgody na przetwarzanie danych;
- prawo do wniesienia przez osobę, której dane dotyczą skargi do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony danych Osobowych – UODO);
- czy wymóg podania danych osobowych podczas korzystania ze sklepu jest warunkiem koniecznym do zawarcia umowy (np. umowy sprzedaży) w sklepie oraz jakich danych i jakich sytuacji taki wymóg dotyczy;
- zautomatyzowane podejmowanie decyzji w stosunku do klientów w tym tzw. profilowanie klientów oraz zasady działania tego typu mechanizmów, jeżeli są stosowane w sklepie.
Dobrze napisana polityka prywatności sklepu internetowego spełnia funkcję informacyjną w stosunku do powyższych treści. Administrator danych powinien wykazać, że poinformował klienta o w/w kwestiach. Funkcję tę pełni checkbox z potwierdzeniem zapoznania się z polityką prywatności.
Zgody marketingowe w sklepie internetowym
W przypadku, gdy zamierzasz zbierać dane klientów, aby wykorzystać je później w celu marketingu a więc np. wysyłania materiałów reklamowych na adres e-mail podany przy rejestracji konta, potrzebne jest odebranie od klientów zgody na ten rodzaj przetwarzania jego danych. Ta sytuacja różni się od przetwarzania danych np. w celu prowadzenia konta klienta lub w celu realizacji zamówienia złożonego w sklepie internetowym. W tamtych przypadkach podstawą do przetwarzania danych jest konieczność realizacji umowy zawieranej z klientem. W przypadku marketingu, podstawą do przetwarzania danych może być wyraźna zgoda klienta. Checkbox, który umożliwia wyrażenie tej zgody ma więc nie tylko charakter informacyjny – jego zaznaczenie jest również podstawą przetwarzania danych. W związku z tym, wymagania co do treści takiego checkboxa są również bardziej restrykcyjne. Zalecane jest, aby najważniejsze informacje związane z przetwarzaniem danych zawrzeć już w treści checkboxa a dopiero dodatkowo odesłać do polityki prywatności. W checkboxie warto zawrzeć m.in. następujące informacje:
- oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych w celu marketingowym;
- wymienienie danych jakie mogą być przetwarzane w tym celu;
- dobrowolność zgody;
- możliwość wycofania zgody w każdej chwili oraz w jaki sposób można wycofać zgodę;
- w jaki sposób będzie wyglądało przetwarzanie danych klienta np. że będzie otrzymywał cykliczny newsletter z informacjami o nowościach w sklepie internetowym;
- dane rejestrowe administratora danych (przynajmniej nazwa i adres firmy) oraz dane kontaktowe np. adres e-mail;
- jakie podmioty mogą być odbiorcami danych przetwarzanych w celu marketingowym;
- jeżeli stosujesz profilowanie w sklepie, to także podstawowe informacje o tym, na czym polega takie profilowanie w Twoim sklepie;
- wskazanie, że dane będą przetwarzane zgodnie z polityką prywatności oraz odesłanie do tego dokumentu w formie aktywnego linku.
Zgoda musi być aktywnie wyrażona, zatem tak samo jak w przypadku regulaminu i polityki prywatności, checkbox ze zgodą nie powinien być domyślnie zaznaczony. Inaczej niż w przypadku regulaminu i polityki prywatności, zgoda nie może być warunkiem założenia konta czy złożenia zamówienia. Musi ona być w pełni dobrowolna, nie może być zatem wymuszona jako warunek przejścia do następnego kroku formularza rejestracji czy zamówienia.
Na marginesie można dodać, że w przypadku prowadzenia marketingu bezpośredniego możemy opierać się nie na zgodzie, a na tzw. usprawiedliwionym interesie administratora danych – sygnalizujemy jedynie to zagadnienia i na pewno do niego wrócimy w osobnym wpisie.
Inne zgody w sklepie internetowym
Opisane w tym artykule obowiązkowe checkboxy pojawiają się prawie we wszystkich sklepach internetowych. W niektórych przypadkach możesz potrzebować również innych checkboxów. Niektóre inne zgody, jakie mogą być wymagane w sklepie internetowym to:
- zgoda na tzw. marketing zewnętrzny, a więc marketing produktów lub usług Twoich partnerów handlowych;
- zgoda na przekazanie danych portalom typu Ceneo/Opineo i na ich przetwarzanie przez te portale w celu wysłania klientowi zaproszenia do wyrażenia opinii o zakupie;
- zgoda na przekazanie danych osobowych Twoim partnerom handlowym w celu prowadzenia bezpośrednio przez nich marketingu ich produktów i usług – tutaj przede wszystkim zalecane jest, aby wymienić podmioty, którym zamierzasz w taki sposób przekazywać dane;
- zgoda na przetwarzanie danych wrażliwych (np. dane dotyczące zdrowia przez apteki internetowe)
- zgoda na dostarczanie treści cyfrowych (np. przy sprzedaży ebooków lub plików mp3) – brak tej zgody może umożliwić bezpłatne korzystanie z treści
Każda z tych zgód musi być dobrowolna oraz wyraźna. Stąd również powinny one być wyrażone w formie odrębnych checkboxów. Tak samo jak opisana wyżej zgoda marketingowa, checkboxy te nie mogą być obowiązkowe, nie powinny też być domyślnie zaznaczone.
Podsumowanie
Założeniem RODO w przypadku zbierania i przetwarzania danych osobowych klientów jest przede wszystkim, aby klient wiedział jakie dane i w jakich celach są od niego zbierane. Ważne jest również, aby przetwarzanie opierało się na właściwych podstawach. Tam gdzie jest to realizacja umowy, trzeba wykazać, że klient taką umowę zawarł i otrzymał wszystkie jej szczegóły – tutaj ważny jest checkbox ze zgodą na regulamin oraz z potwierdzeniem zapoznania się z polityką prywatności. Z kolei tam, gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie klienta, odpowiedni checkbox pozwala wykazać, że klient wyraził taką świadomą, dobrowolną i szczegółową zgodę na dany rodzaj przetwarzania jego danych. Warto pamiętać, że przetwarzanie danych niezgodnie z RODO może prowadzić do nałożenia przez Prezesa UODO na właściciela sklepu kary finansowej do 4% całkowitego, rocznego światowego obrotu firmy z poprzedniego roku obrotowego lub do 20 mln euro. Odpowiednio sformułowane obowiązkowe checkboxy są więc świetnym sposobem na wykazanie w razie ewentualnej kontroli, że przetwarzasz dane zgodnie z RODO oraz na podstawie odpowiednich zgód.
Jeżeli masz jakiekolwiek pytania związane z checkboxami w Twoim sklepie internetowym, skorzystaj z pomocy naszych doświadczonych prawników np. pisząc do nas na adres: kontakt@prokonsumencki.pl.
