Zapoznaj się z naszą ofertą

Czy sklep internetowy musi być zgłoszony do GIODO? Piszemy o obowiązkach sprzedawcy internetowego wobec GIODO

W dobie dynamicznego rozwoju społeczeństwa informacyjnego tak na świecie, jak i w Polsce wiele aktywności zachowanych dotychczas dla świata realnego jest przenoszona do Internetu. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku handlu, czego przykładem jest powstawanie co raz to nowych sklepów internetowych oraz umacnianie swoich pozycji przez już istniejące.

Prowadzenie tego typu działalności gospodarczej obwarowane jest sporą liczbą regulacji, których przestrzeganie jest warunkiem koniecznym do jej rozpoczęcia oraz prowadzenia. Jednym z dylematów sprzedawców internetowych pojawiających się przy tej okazji jest kwestia obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych przetwarzanego przez sklep Internetowy do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej zwany GIODO) w związku z przetwarzaniem danych osobowych swoich klientów.

Mamy obowiązek zgłoszenia bazy klientów sklepu internetowego do GIODO

Szczegółowa regulacja odnosząca się do omawianego tematu znajduje się w ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 (Dz.U. 1997 Nr 133 poz. 883 z późniejszymi zmianami), której art. 6 stanowi, iż dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Kolejny artykuł przytoczonej ustawy jasno określa co rozumiemy przez zbiór danych, stanowiąc, że jest to każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępny według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

Zważywszy na fakt, iż dane, które otrzymuje sklep od swoich klientów, które są potrzebne chociażby do wysyłki towaru (jak ich imię, nazwisko czy adres, dzięki którym z łatwością można ich zidentyfikować) mają niewątpliwie charakter danych osobowych, przesądza to o obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych związanych z działalnością sklepu do rejestru zbiorów prowadzonego przez GIODO.

Kiedy należy zgłosić zbiór danych Klientów do GIODO

Ważne jest, iż taki obowiązek należy spełnić jeszcze przed rozpoczęciem właściwej działalności sklepu, czyli rozpoczęciem faktycznej sprzedaży towarów. Jeżeli jednak już prowadzimy sklep internetowy to powinniśmy jak najszybciej o takie zgłoszenie zadbać – kompleksowy wzór dokumentacji w tym zakresie można otrzymać tutaj: Ochrona danych osobowych (GIODO) dla sklepu internetowego (Promocja dla czytelników bloga: przy składaniu zamówienia wpisz kod zniżkowy PROKONSUMENCKI i otrzymasz 25 % zniżki).

Co prawda wspomniana ustawa stanowi, że jeśli zbiory danych osobowych są sporządzone doraźnie, na przykład w przypadku wystawiania faktur, wówczas nie ma obowiązku zgłaszania takich zbiorów do GIODO. Jednakże działalność sklepów Internetowych jest związana z przetwarzaniem danych osobowych w ten sposób, iż są one zbierane, utrwalane, przechowywane także np. w celu wysyłki towaru, czy też w celach marketingowych, dlatego też zgłoszenie, o którym mowa jest konieczne.

Przeczytaj także: Przetwarzanie danych w celu obsługi reklamacji, a obowiązek zgłoszenia zbioru do GIODO

Czy wszystkich klientów wrzucać do jednego worka (zbioru danych) i czy zbiór danych należy aktualizować o nowych klientów

Po pierwsze należy pamiętać, że każdy zbiór, służący do różnych celów, na przykład realizacji umowy sprzedaży, marketingowych czy prowadzenia statystyk powinien być złożony na oddzielnych formularzach zgłoszeniowych, uwzględniających odpowiedni zakres danych osobowych oraz cel w jakim są one przetwarzane.

Ważne! Zgłaszając zbiór nie przedkładamy żadnej listy dotychczasowych klientów. Nie ma również potrzeby aktualizowania zbioru o nowych klientów – w GIODO zgłaszamy jedynie dany zbiór określając cel przetwarzania zawartych w nim danych osobowych.

Czy zgłoszenie zbioru danych to już wszystko

Samo zgłoszenie zbioru jest spełnieniem jedynie części obowiązków, jakie nakłada na administratorów tych zbiorów ustawa o ochronie danych osobowych. Należy do nich także zabezpieczenie i ochrona tych danych przed jakąkolwiek ingerencją podmiotów trzecich, która może spowodować nieuprawnione ich przetwarzanie, jak również przestrzeganie praw i obowiązków, posiadanych przez osoby, których dane są przez sklep przetwarzane.  Osoby takie mają na przykład możliwość wglądu do swoich danych osobowych, ich zmiany lub usunięcia. Zgłoszenie do którego zobowiązany jest administrator zbioru, czyli przedsiębiorca będący właścicielem sklepu Internetowego, a które musi spełnić wymagania art. 41 ustawy o ochronie danych osobowych) ma na celu właściwe, czyli zgodne z prawem, przetwarzanie danych osobowych, jak również kontrolowanie prawidłowości ich przetwarzania.

Sankcje za niezgłoszenie do GIODO? Uniknij ich!

GIODO jest organem, do którego zadań należy kontrola (na wniosek podmiotu zainteresowanego lub z urzędu) zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych, dlatego też może on wyciągnąć konsekwencje z nieprzestrzegania obowiązku zgłoszenia zbioru prowadzonego przez sklep Internetowy. Przepisy karne ustawy o ochronie danych osobowych są restrykcyjne i stanowią, że podmiot, będący obowiązany nie zgłasza do rejestracji zbioru danych, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Wyżej wymienione sankcje nie mogą być zastosowane w przypadku błędnego czy niepełnego zgłoszenia, a jedynie w przypadku jego braku, gdy obowiązek taki zaistniał – dlatego też warto zadbać o te kwestie.

Innym zagrożeniem związanym np. z niewypełnianiem obowiązków informacyjnych wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych jest uznanie takiej praktyki za naruszenie zbiorowych interesów konsumentów, co z kolei może się wiązać z nałożeniem kary finansowej w wysokości do 10 % przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy.

Nie trzeba godzić się na kary bądź obawiać się ich otrzymania. Zawsze można zlecić przygotowanie kopleksowej dokumentacji GIODO specjalistom – prawnikom. Dla naszych Czytelników przygotowaliśmy zniżkę 10% na stworzenie dopasowanej dokumentacji GIODO dla Twojego serwisu. Wystarczy, że w formularzu bezpłatnej wyceny (tutaj) zostanie wpisany kod GIODO10, a upust zostanie przyznany automatycznie!

pomoc-giodo-banerek





Czy sklep internetowy musi być zgłoszony do GIODO? Piszemy o obowiązkach sprzedawcy internetowego wobec GIODO
13 votes, 5.00 avg. rating (99% score)

Trackbacks/Pingbacks

  1. GIODO ostrzega przed nieuczciwymi praktykami rynkowymi - reakcja na masowy mailing prywatnej firmy opatrzony logo urzędu i groźbą wysokiej kary finansowej za brak zgłoszenia | Wszystko dla sklepów internetowych w jednym miejscu | Centrum Sprzedawcy I - [...] Więcej w tym temacie piszemy tutaj: Czy sklep internetowy musi być zgłoszony do GIODO? Piszemy o obowiązkach sprzedawcy internetowego... [...]

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Czy zamierzasz otworzyć sklep internetowy albo już sprzedajesz online?

Zapisz się teraz na newsletter prawny

otrzymasz za darmo poradniki i porady prawne!

Będziesz na bieżąco ze zmianami prawa doty. sprzedaży internetowej i zabezpieczysz lepiej interesy swojej firmy.

Przeczytaj poprzedni wpis:
klauzule niedozwolone
Ustawa o prawach konsumenta – czekają nas duże zmiany m.in. w regulaminach sklepów internetowych

Na stronach Rządowego Centrum Legislacji został własnie opublikowany projekt założeń projektu ustawy o prawach konsumentów oraz o zmianie ustaw -...

Zamknij